Tässä ohjeessa kuvataan määritykset tasoittumisjakson työajan laskennan käyttöönottamiseksi. Tasoittumisjakson laskenta esittää kulloinkin raportoitavan ajanjakson tasoittumisjakson tulokset lisätyön ja ylityöprosenttien mukaan tulkittuna.
Tasoittumisjaksomääritysten kautta on mahdollista seurata myös vuosityöaikaa. Vuosityöajan seurannan kuvauksen löydät täältä.
Käyttöönoton edellytykset
Tasoittumisjakson käyttöönotto vaatii oman asetusryhmänsä. Monesti tasoittumisjaksoa noudattavan asetusryhmän nimi on esimerkiksi Jaksotyö. Asetusryhmä on suositeltavaa lisätä omaksi pääryhmäkseen, ts. siten, että sillä ei ole pääaasetusryhmää. Näin estetään tarpeeton asetusten periytyminen tasoittumisjakson asetusryhmään. Osa-aikaisille työntekijöille tulee myös luoda oma tasoittumisjakso asetusryhmänsä, tasoittumisjakson määritykset eivät kunnioita työaikaprosenttia. Ohjeistus uuden asetusryhmän lisäämiseksi löytyy täältä.
Tasoittumisjakson asetusryhmässä tulee ottaa huomioon seuraavat asiat:
- Työpäivän pituus työehtosopimuksessa määritellyn mukaisesti (esim. 38h 15min / 5 päivää = 7h 39min per päivä)
- Työviikon pituus jätetään määrittelemättä, koska tehtyä työtä seurataan jaksokohtaisesti. Varsinainen jaksolta muodostuva laskenta määritellään Tasoittumisjakso-asetuksissa, jotka käydään myöhemmin läpi tässä ohjeessa.
- Jos käytössänne on Vuorosuunnittelu, ja työpäivien pituudet muodostuvat suunnitelluista työvuoroista, työpäivien pituuksia ei ole tarpeen määrittää asetusryhmän asetuksissa
Ohje työpäivän pituuksien määritykseen löytyy ohjeesta täältä.
Tasoittumisjakson määritykset
Tasoittumisjakson laskennan käyttöönotto kertymällä on kuvattu alla vaihe vaiheelta (1-7).
1. Määritä Tasoittumisjaksotunnit käyttöön asetuksissa kohdasta Työtunnit > Kertymät > Tasoittumisjaksotunnit
2. Määritä tunti tunnista Tasoittumisjaksotunnit-kertymään ohjattavan säännöllisen työajan ylittävän työajan (ylityön) laskenta mukaan tasoittumisjakson kokonaistyötunteihin
3. Määritä tasoittumisjakson ylitöiden laskentatapa
Tasoittumisjakson ylitöiden ansaintarajat voidaan määrittää asettamalla ylityörajat joko jakso- tai päiväkohtaisiksi. Katso tarkemmat ohjeet tasoittumisjakson ylitöiden määrittämiseen tukiartikkelista Tasoittumisjakson ylityölaskennan määrittely.
4. Määritä säännöllistä työaikaa vähemmäksi jäävien työtuntien lainaaminen Tasoittumisjakso-kertymästä automaattisesti Työtunnit > Kertymät > Laskennan asetukset > Tasoittumisjaksotunnit > Lainaussäännöt > Kertymä lainaa automaattisesti kertymän saldosta
5. Määritä säännöllisen työajan ylittävän työn perusosan ja korotusosan ohjaus oletuksena tunti tunnista - Tasoittumisjaksotunnit-kertymään tekemällä seuraavat asetukset Työtunnit -> Ylityö.
6. Määritä tasoittumisjaksotuntien nollaus tulevien jaksojen alkupäivänä poikkeusasetuksena voimassaolotoiminnon kautta Työtunnit > Kertymät > Tasoittumisjaksotunnit-osiossa. Esimerkissä alla Tasoittumisjaksotunti-kertymän nollaus tapahtuu aina uuden jakson alussa käyttäen poikkeusasetuksessa [ACCRUAL-EARNING-PERIOD-START-DATE|levellingperiodhours] - sääntökomentoa, jolloin nollaus tapahtuu aina tasoittumisjaksolle määritettyjen jaksojen alkupäivinä. Kenttä tukee myös yksittäisiä päivämääriä, mutta suositeltavaa on käyttää em. sääntökomentoa jolloin jokaista päivämäärää ei tarvitse määrittää erikseen. Voimassaolotoiminnon käytöstä on kerrottu tarkemmin ohjeessa täällä ja poikkeusasetuksista tarkemmin täällä.
7. Määritä lopuksi tasoittumisjaksojen alkupäivämäärät Työtunnit > Kertymät > Tasoittumisjaksotunnit-osiossa. Jaksojen loppupäivämääriä ei määritellä, sillä jokainen tasoittumisjakso päättyy päivää ennen seuraavan jakson alkua. Jos jakso toistuu määrämittaisena, voidaan sille määrittää joko toistuvan jakson pituus viikkoina tai päivinä, jolloin jakso toistuu automaattisesti. Alla olevassa esimerkissä tasoittumisjakso alkaa 24.1.2022 ja toistuu kolmen viikon välein.
Jos jaksojen pituudet ovat epäsäännölliset eikä niitä ole mahdollista toistaa sellaisenaan, voidaan jaksojen alkupäivät laittaa yksitellen omille riveilleen.
Jakson lisä- ja ylityön seuranta
Tasoittumisjaksolta muodostuva lisätyö, 50% ylityö ja 100% ylityö eritellään Tapahtumat kalenterissa-näkymässä tasoittumisjakson päättymispäivällä.
Alla olevassa esimerkissä 2 viikon tasoittumisjakson 1.1.2024 - 14.1.2024 enimmäistyöaika 67h 30min on ylittynyt kahdella tunnilla ja täten ansaitaan kaksi tuntia lisätyötä. Tasoittumisjakson lisä- ja ylityön määrä esitetään jakson päättymispäivällä 14.1.2024 riippumatta Tapahtumat kalenterissa-näkymässä valitusta ajanjaksosta.
Tasoittumisjaksotunnit-kertymä laskee päiväkohtaisesti poikkeamaa toteutuneen työajan ja määritetyn työpäivän pituuden välillä. Tasoittumisjakson aikana tasoittumisjaksotuntikertymään ansaittua työaikaa voidaan käyttää vapaana erillisenä tasoittumisjaksotuntivapaana.
Jos tasoittumisjaksolla on tehty työtä vähemmän kuin enimmäistyömäärä, näytetään tämä kalenterissa punaisella. Alla olevassa esimerkissä 2 viikon tasoittumisjakson 4.12.2023 - 17.12.2023 enimmäistyöaika 67h 30min on alittunut kahdella ja puolella tunnilla.
Huom! Ennen versiota 2.14.9 kertymästä lainattu aika laskettiin aina oletuksena työajaksi. Nyt tätä varten on lisätty asetus "Kertymästä automaattisesti lainattu aika lasketaan työaikaan" sijaintiin Työtunnit > Tasoittumisjakso. Oletuksena asetus on "Ei". Kun päivän työaika alittaa normaalin työajan, voidaan nyt valita miten kertymästä vähennetty aika käsitellään. Se voidaan voidaan laskea mukaan työaikaan, mikä vaikuttaa tasoittumisjakson työtunteihin tai voidaan valita ettei näin tehdä.
Tasoittumisjakson hyväksyntä
Tasoittumisjakso katsotaan hyväksytyksi kun kaikki sen tapahtumat on hyväksytty. Jos tasoittumisjakso on yli viikon pituinen, katsotaan ovatko jakson viimeisen viikon kaikki tapahtumat hyväksyttyjä. Tasoittumisjakson ylityöt tulkitaan hyväksytyksi silloin kun tasoittumisjakso on hyväksytty.