Vuosivapaata kertyy vain Työ ja Ylityö -tapahtumatyypeistä. Vuosivapaat pidetään ensisijaisesti ansaintavuoden aikana, kuitenkin viimeistään ansaintavuotta seuraavan vuoden huhtikuun loppuun mennessä.
Vuosivapaan määritykset voidaan määrittää joko Työyhteisö-tasolla tai Asetusryhmät-tasolla. Mikäli vuosivapaan ansaintaperuste on pääsääntöisesti kaikilla yrityksen työntekijöillä samanlainen, ansainnan perusteet on helpointa määrittää Työyhteisö-tason asetuksiin, jolloin ne koskevat myös kaikkia asetusryhmiä.
Hallinta - Työyhteisön asetukset - Työaika sisältäen poissaolot - Kertymät ja ylityötunnit - Laskennan asetukset - Vuosivapaa
tai
Hallinta - Asetusryhmät - Asetusryhmä-valikko: Haluttu asetusryhmä - Toiminto-valikko: Asetusryhmän asetukset - Työtunnit.
Kertymä asetetaan päälle Kertymä käytössä -kohdasta Vuosivapaa: Asetus päällä.
Ansaintaperuste voidaan määritellä joko tunteina, päivinä tai kuukausina, oletus on tunteina.
Ansaitaan -kohtaan valitaan ansaitaanko vapaat tunteina vai päivinä, alla olevassa esimerkkikuvassa päivinä.
Ansaitse jos työsuhteen kesto ylittää -kohdassa voidaan määritellä työsuhteen vähimmäiskesto lyhennysvapaan ansaitsemiselle.
Niissä työsuhteissa, jotka alkavat 1.1.2017 tai sen jälkeen, vuosivapaiden ansainta alkaa vasta työsuhteen kestettyä 6 kuukautta.
