Vuosivapaata kertyy vain Työ ja Ylityö -tapahtumatyypeistä. Vuosivapaat pidetään ensisijaisesti ansaintavuoden aikana, kuitenkin viimeistään ansaintavuotta seuraavan vuoden huhtikuun loppuun mennessä.
Vuosivapaan määritykset voidaan määrittää joko Työyhteisö-tasolla tai Asetusryhmät-tasolla. Mikäli vuosivapaan ansaintaperuste on pääsääntöisesti kaikilla yrityksen työntekijöillä samanlainen, ansainnan perusteet on helpointa määrittää Työyhteisö-tason asetuksiin, jolloin ne koskevat myös kaikkia asetusryhmiä.
Hallinta - Työyhteisön asetukset - Työaika sisältäen poissaolot - Kertymät ja ylityötunnit - Laskennan asetukset - Vuosivapaa
tai
Hallinta - Asetusryhmät - Asetusryhmä-valikko: Haluttu asetusryhmä - Toiminto-valikko: Asetusryhmän asetukset - Työtunnit.
Kertymä asetetaan päälle Kertymä käytössä -kohdasta Vuosivapaa: Asetus päällä.
Ansaintaperuste voidaan määritellä joko tunteina, päivinä tai kuukausina, oletus on tunteina.
Ansaitaan -kohtaan valitaan ansaitaanko vapaat tunteina vai päivinä, alla olevassa esimerkkikuvassa päivinä.
Ansaitse jos työsuhteen kesto ylittää -kohdassa voidaan määritellä työsuhteen vähimmäiskesto lyhennysvapaan ansaitsemiselle.
Niissä työsuhteissa, jotka alkavat 1.1.2017 tai sen jälkeen, vuosivapaiden ansainta alkaa vasta työsuhteen kestettyä 6 kuukautta.
Jos vuosivapaan ansainnan määrä ei ole sama joka kuukausi, esimerkiksi työsuhteen ja kalenterivuoden ensimmäisenä kuukautena ansaitaan enemmän kuin muina kuukausina, tällöin palvelun käyttöönoton yhteydessä Neptoniin tulee tuoda aikaisemmasta työnajanhallintajärjestelmästä tehdyt tapahtumat vuoden alusta. Tällöin Nepton tietää henkilön työskentelyn kalenterivuoden alusta alkaen ja voi laskea oikean ansainnan määrän käyttöönoton alkaessa.
