Poikkeuksellisten kirjausten hallinnalla voidaan täsmentää ne tilanteet, jotka nostetaan palvelussa huomiona. Huomio korostetaan kolmiolla henkilöiden kalenterissa, mobiilikäyttöliittymässä, hyväksyntätoiminnoissa sekä osassa raportteja. Huom! Joidenkin poikkeuksellisten kirjausten huomiokolmio ei näy kalenterissa tulevaisuuteen.
Osa huomioista esitetään vain Poikkeukselliset kirjaukset -raportilla. Vain poikkeukselliset kirjaukset -raportilla näkyvien ilmoitusten kohdalla asetuksissa näkyy merkintä '(näkyy vain raportissa)'.
Kun tapahtumat on hyväksytty ei huomiokolmiota enää näytetä kalenteri- tai taulukkonäkymässä. Huomiot näkyvät kuitenkin edelleen Poikkeukselliset kirjaukset -raportilla.
Palveluun voidaan määritellä mistä asioista huomio muodostuu. Huomioiden on tarkoitus herättää työntekijän tai tapahtumien hyväksyjän huomio jostakin normaalista poikkeavasta tilanteesta.
Poikkeuksellisten kirjausten asetukset voidaan määrittää joko Työyhteisö-tasolla tai Asetusryhmät-tasolla. Asetukset löytyvät valitsemalla joko
Hallinta -> Työyhteisön asetukset -> Työtunnit -> Poikkeukselliset kirjaukset tai
Hallinta -> Asetusryhmät -> Asetusryhmä: Haluttu asetusryhmä -> Toiminto: Asetusryhmän asetukset -> Työtunnit -> Poikkeukselliset kirjaukset.
Pois päältä otettavat poikkeukselliset kirjaukset ovat oletuksena käytössä, ellei niitä erikseen määritetä pois päältä joko Työyhteisö-tasolla tai asetusryhmät-tasolla. Jos haluat poikkeuksellisen kirjauksen (huomiokolmion) pois päältä, aseta kyseisen poikkeuksellisen kirjauksen arvoksi "Kyllä".
Työyhteisön tai asetusryhmän asetuksissa määritettyjen asetusten mukaisesti työaikakirjauksista voidaan ajaa raportti Poikkeukselliset työaikakirjaukset, jonka avulla voidaan esimerkiksi ennen tapahtumien hyväksyntää tarkistaa kirjausten tilanne. Lisätietoja raportista löydät tästä artikkelista.
Kun tapahtumaa muokataan kalenterin tai mobiilinäkymän kautta, ja järjestelmä tunnistaa että tapahtumakirjaus johtaa poikkeukselliseen kirjaukseen, tästä näytetään varoitusilmoitus. Tapahtuman muokkaaja voi päättää hyväksyykö tallentamisen varoituksesta huolimatta vai peruuko tallentamisen ja palaa muokkaamaan tapahtuman tietoja.
Poikkeukselliset kirjaukset
Alla kuvattuna olemassa olevat poikkeukselliset kirjaukset ja missä tilanteissa ne muodostuvat.
Päivälle kirjattu päällekkäisiä tapahtumia
Poikkeuksellinen kirjaus näytetään, kun päivälle on kirjattu päällekkäisiä tapahtumia. Kirjausta ei näytetä, jos yksi seuraavista on totta päällekkäisen tapahtuman suhteen:
- Tapahtumalla ei ole erillistä päättymisaikaa tai päättymisaika on sama kuin alkuaika
- Tapahtuma on matkalasku tai juhlapyhä
- Tapahtumatyyppiä voi kirjata päällekkäin muiden tapahtumien kanssa. Varallaolo on esimerkiksi tällainen tapahtuma.
- Tapahtuma on vuosiloma ja sen kanssa päällekkäin kirjattu työtapahtuma tulkitaan ylityöksi vuosiloman aikana.
- Tapahtuma on vuosiloma ja sen kanssa päällekkäin on kirjattu matka-aikaa
Kesken olevat leimaukset
Poikkeuksellinen kirjaus näytetään, kun päivällä on tapahtuma ilman päättymisaikaa ja tapahtuman päivä ei ole nykyinen päivä.
Huom! Jos poikkeuksellista kirjausta 'Päivälle kirjattu päällekkäisiä tapahtumia' ei näytetä, niin myöskään tämä poikkeuksellinen kirjaus ei tule näkyviin.
Työtunteja rajoitettu työaikarajojen takia
Poikkeuksellinen kirjaus näytetään, kun päivän laskettuja työtunteja on rajattu sallittujen työaikojen takia. Huom! Poikkeuksellinen kirjaus huomautus ei näy tulevaisuuteen.
Poikkeukselliselle kirjaukselle on mahdollista asettaa kynnysarvo, eli kuinka monen minuutin tai tunnin rajauksen jälkeen kirjaus näytetään.
Päivällä työvelvoite, mutta ei työtapahtumaa
Poikkeuksellinen kirjaus näytetään, kun päivällä on työvelvoite, mutta päivälle ei ole kirjattu työtapahtumaa.
Suunniteltu työvuoro, mutta ei työtapahtumaa
Poikkeuksellinen kirjaus näytetään, kun päivällä on työvuoro, mutta päivälle ei ole kirjattu työtapahtumaa.
Päivällä työtapahtuma, mutta ei työvelvoitetta
Poikkeuksellinen kirjaus näytetään, kun päivällä ei ole työvelvoitetta, mutta päivälle on kirjattu työtapahtuma.
Kirjattu aika jota ei lasketa työajaksi
Poikkeuksellinen kirjaus näytetään, kun päivän laskettuja työtunteja ei korvata. Tämä on useimmiten tapauksissa, kun tapahtumalta lasketut ylityötunnit on kohdennettu ei korvattavaksi.
Poikkeukselliselle kirjaukselle on mahdollista asettaa kynnysarvo, eli kuinka monen minuutin tai tunnin korvaamattoman ajan jälkeen kirjaus näytetään.
Ylityön enimmäismäärä ylitetty
Poikkeuksellinen kirjaus näytetään, kun päivälle manuaalisesti syötetty ylityön määrä ylittää laskettujen ylityötuntien määrän.
Sairausloma (näkyy vain raportissa)
Poikkeuksellinen kirjaus näytetään raportilla, kun päivälle on kirjattu sairauslomaa.
Vuosiloma (näkyy vain raportissa)
Poikkeuksellinen kirjaus näytetään raportilla, kun päivälle on kirjattu vuosilomaa.
Saldovapaa (näkyy vain raportissa)
Poikkeuksellinen kirjaus näytetään raportilla, kun päivälle on kirjattu saldovapaata.
Poikkeuksellinen kirjaus näytetään vain saldolle, ei muille kertymille.
Poissaolo (näkyy vain raportissa)
Poikkeuksellinen kirjaus näytetään raportilla, kun päivälle on kirjattu poissaoloa.
Palkallinen poissaolo (näkyy vain raportissa)
Poikkeuksellinen kirjaus näytetään raportilla, kun päivälle on kirjattu palkallista poissaoloa.
Suunniteltu työvuoro ei vastaa työtapahtumaa
Poikkeuksellinen kirjaus näytetään, kun päivälle suunniteltu työvuoro ei vastaa päivänä tehtyä työvuoroa.
Poikkeukselliselle kirjaukselle on mahdollista asettaa kynnysarvo, eli kuinka monen minuutin tai tunnin eron jälkeen kirjaus näytetään.
Saldo on saavuttanut enimmäismäärän päivän alussa
Poikkeuksellinen kirjaus näytetään, kun kertymän arvo on saavuttanut enimmäismäärän päivän alussa ja sitä on leikattu.
Poikkeuksellinen kirjaus näytetään kaikille kalenterinäkymässä näkyville kertymille.
Saldo saavuttanut enimmäismäärän päivän lopussa
Poikkeuksellinen kirjaus näytetään, kun kertymän arvo on saavuttanut enimmäismäärän päivän lopussa ja sitä on leikattu.
Poikkeuksellinen kirjaus näytetään kaikille kalenterinäkymässä näkyville kertymille.
Saldo on saavuttanut vähimmäismäärän päivän alussa
Poikkeuksellinen kirjaus näytetään, kun kertymän arvo saavuttanut vähimmäismäärän päivän alussa ja kertymän arvo on nostettu vähimmäismäärään.
Poikkeuksellinen kirjaus näytetään kaikille kalenterinäkymässä näkyville kertymille.
Saldo on saavuttanut vähimmäismäärän päivän lopussa
Poikkeuksellinen kirjaus näytetään, kun kertymän arvo saavuttanut vähimmäismäärän päivän lopussa ja kertymästä ei voida lainata enempää tunteja.
Poikkeuksellinen kirjaus näytetään kaikille kalenterinäkymässä näkyville kertymille.
Ansaittua saldoa on rajattu päivä ansaintarajoituksen takia
Poikkeuksellinen kirjaus näytetään, kun kertymän ansaittua määrää on rajattu päiväkohtaisen ansaintarajoituksen takia.
Poikkeuksellinen kirjaus näytetään kaikille kalenterinäkymässä näkyville kertymille.
Tallennettu saldo ei täsmää
Poikkeuksellinen kirjaus näytetään, kun kertymän palvelun välimuistiin tallennettu arvo ei täsmää päivän lasketun arvon kanssa. Tämä useimmiten tapahtuu tilanteissa, jolloin asetuksiin on tehty muutos tapahtumien kirjauksen jälkeen. Tapahtumien uudelleen tallentaminen päivittää kertymän arvon. Tarkemman ohjeen kertymän arvon uudelleenlaskettamisesta löydät tästä artikkelista.
Poikkeuksellinen kirjaus näytetään kaikille kalenterinäkymässä näkyville kertymille.
Saldon asetus tai muutos nykyisenä päivänä tai tulevaisuudessa
Poikkeuksellinen kirjaus näytetään, kun saldon asetus tai muutos on kirjattu tulevaisuuteen. Poikkeuksellinen kirjaus näytetään vain saldolle, ei muille kertymille.
Tapahtumaan kohdistettu liikaa projektien kestoa
Poikkeuksellinen kirjaus näytetään, kun tapahtumalle kohdistettu projektien kesto on enemmän kuin tapahtuman työtunnit.
Tapahtumaan kohdistettu liian vähän projektien kestoa
Poikkeuksellinen kirjaus näytetään, kun tapahtumalle kohdistettu projektien kesto on vähemmän kuin tapahtuman työtunnit.
Korvattu aika on päivän työvelvoitetta vähemmän
Poikkeuksellinen kirjaus näytetään, kun päivän aikana korvattu aika on vähemmän kuin päivälle asetettu työvelvoite. Tässä tapauksessa korvatuksi ajaksi lasketaan myös saldosta automaattisesti lainattu aika.
Ylityötä on asetettu manuaalisesti
Poikkeuksellinen kirjaus näytetään, kun päivän tapahtumissa on manuaalisesti asetettua ylityötä. Manuaalisesti asetetulla ylityöllä tarkoitetaan sellaisen tapahtuman käyttöä, jonka käyttäytyminen on asetettu olevan aina ylityötä (esim. sovittu 100% ylityö), eli olevan aina ylityötä riippumatta asetuksiin määritellyistä ylityöasetuksista.
Päivällä on hyväksymättömiä tapahtumia (näkyy vain raportissa)
Poikkeuksellinen kirjaus näytetään tapahtumille, joita ei ole hyväksytty.
Työpäivän pituuden poikkeus päivällä
Poikkeuksellinen kirjaus näytetään, kun päivällä on poikkeusasetus työpäivän pituudelle.
Sallittujen työntekoaikojen poikkeus päivällä
Poikkeuksellinen kirjaus näytetään, kun päivällä on poikkeusasetus sallituille työajoille.
Oletettujen työntekoaikojen poikkeus päivällä
Poikkeuksellinen kirjaus näytetään, kun päivällä on poikkeusasetus oletetuille työajoille.
Epäilyttävän pitkä tehty työvuoro
Poikkeuksellinen kirjaus näytetään, kun päivän aikana tehty työvuoro on epäilyttävän pitkä. Poikkeukselliselle kirjaukselle voi asettaa kynnysarvon sille, kuinka pitkä tapahtuma katsotaan epäilyttäväksi ja huomiokolmio näytetään. Kynnysarvon oletus on 12 tuntia. Kynnysarvo koskee vain yhtäjaksoista tapahtumaa, eli vaikka useamman tapahtuman yhteenlaskettu aika ylittäisi kynnysarvon ei huomiokolmiota näytetä. Huom! Poikkeuksellinen kirjaus huomautus ei näy tulevaisuuteen.
Ei projektia kun projekti on pakollinen
Poikkeuksellinen kirjaus näytetään, kun tapahtumalle ei ole kirjattu projektia ja projektin kirjaus on pakollista.
Tapahtumalla on projekteja joille ei ole kohdennettu aikaa
Poikkeuksellinen kirjaus näytetään, kun tapahtumalle on kirjattu projekti, jolle ei ole laskettuja projektitunteja. Tapahtumalle on esimerkiksi kirjattu 3 eri projektia, joista yhdelle ei ole kohdennettu aikaa.
Matkalaskulta puuttuu tietoja
Poikkeuksellinen kirjaus näytetään matkalaskutapahtumille, joihin ei ole syötetty kaikkia tarvittavia tietoja.
Seuraavat tiedot tarvitaan kaikilla matkalaskuilla:
- Matkalaskun alku- ja päättymisaika
- Matkalaskun matkan lähtö- ja kohdepaikka
- Matkalaskun korvaus (eli työlisä kuten matkalaskun reitin korvaus, päiväraha tai muu kulu)
Seuraavat tiedot tarvitaan matkalaskun matkoilla, kun matkustustapana on lentokone tai laiva:
- Matkan alku- ja päättymisaika
- Matkan lähtö- ja kohdepaikan alue