Palvelussa on mahdollista hallita koko työsopimuksiin liittyvää allekirjoitusprosessia. Tieto sopimuksesta ja sen tilasta saadaan kulkeutumaan automaattisesti työntekijälle, esihenkilölle ja hallinnolle. Sopimus voi koostua useista liitetiedostoista, jotka työntekijän on hyväksyttävä allekirjoituksen yhteydessä. Kun kaikki osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen ja se on hyväksytty hallinnon toimesta, siihen täydennetyt tiedot siirtyvät automaattisesti työntekijän henkilötietoihin.
Ominaisuuden käyttöönotto tehdään yhdessä palveluntarjoajan kanssa.
Työsopimuksen lisääminen työntekijälle
Työsopimuksen lisäämiseksi työntekijälle, on henkilö ensin luotava Neptoniin niillä tiedoilla mitä on saatavilla. Loput tiedot voidaan kerätä työsopimukselta. Ennen työsopimuksen lisäämistä henkilölle tulee myös määritellä työsopimuspohja, jonka tulee olla liitetty työsopimuspakettiin.
Työsopimuksen lisääminen henkilölle tapahtuu seuraavasti:
- Mene Työsuhde-osioon ja valitse henkilölistauksesta haluamasi henkilö. Avaa henkilön tiedot painamalla suurennuslasi-kuvaketta.
- Siirry Henkilön tiedot -näkymästä Tiedostot-näkymään ylävalikon kautta.
- Työsopimuksen lisääminen henkilölle tapahtuu Lisää työsopimus -painikkeen kautta. Painike näkyy, kun tiedostokansion tyypiksi on määritelty 'Työsopimukset' ja käyttäjällä on oikeudet kansioon. Sopimukseksi valitaan aiemmin luotu sopimuspaketti. Lue lisää tiedostokansioista täältä.
Lisää työsopimus -painikkeen kautta avautuu Työsopimuksen lisäys -näkymä, jossa valitaan työntekijälle työsopimus. Näkymässä kerrotaan lisäksi vielä työntekijän nimi sekä sähköpostiosoite.
Haluttu työsopimuspaketti valitaan työntekijälle Sovellettava työsopimuspaketti -kohdan pudotusvalikosta. Valittuasi työsopimuspaketin tulee Työsopimuspaketin pohjat -listaukseen kaikki sopimuspakettiin liitetyt työsopimukset ja sopimusliitteet.
Lopuksi valitaan Lisää työsopimus. Tämän jälkeen sopimus on nyt lisätty henkilölle.
Työsopimuksen täyttäminen ja allekirjoittaminen
Luotu työsopimus näkyy punaisella taustalla Tiedostot-välilehdellä henkilön tiedoissa. Ensimmäisenä työsopimuksen täyttää työnantaja, eikä työntekijä näe pohjaa, ennen kuin työnantaja on täytyyänyt sen.
- Valitse Täytä. Pohja aukeaa uuteen välilehteen verkkoselaimessa. Täytä pohja.
- Hyväksy ja tallenna sivun alareunasta
Kun pohja on täytetty työnantajan toimesta, sopimus siirtyy työntekijälle tarkistettavaksi, täydennettäväksi ja hyväksyttäväksi. Sopimus näyttäytyy harmaana työnantajalle, kunnes työntekijä on hyväksynyt sen.
Kun työntekijä kirjautuu Neptoniin, näytetään hänelle välittömästi hyväksyttävät työsopimukset ja mahdolliset liitteet. Tässä vaiheessa työntekijä pystyy myös täyttämään niitä kenttiä, joihin hänelle on annettu täyttöoikeus, esim. yhteystiedot. Täytetyt tiedot päivittyvät työsopimuksen lisäksi automaattisesti myös henkilön tietoihin.
Lopuksi sopimus siirtyy vielä hallinnolle hyväksyttäväksi. Hallinto ei pysty enää tässä vaiheessa muokkaamaan sopimusta. Työsopimus näyttäytyy näkymässä vihreänä.
Ylläpitäjät, henkilöstöhallinto ja palkkahallinto pystyvät hyväksymään sopimukset, jotka odottavat hallinnon hyväksyntää.
Kun kaikki osapuolet ovat hyväksyneet sopimuksen, sopimuksen liitteiden taustaväri muuttuu valkoiseksi. Sopimus on nyt valmis.