Neptonin sähköisten työsopimusten avulla koko työsopimuksiin liittyvä prosessi voidaan hoitaa kätevästi yhdessä paikassa. Sähköiset työsopimukset ovat käytettävissä HR-ratkaisun palvelutasolla Complete.
Henkilöstöhallinto voi luoda työsopimuspohjat suoraan Neptonissa, minkä jälkeen ne ovat organisaation käytettävissä. Työsopimuspohjien muokkaaminen ja päivittäminen tapahtuu hallinnon toimesta. Näin rekrytoivalla henkilöstöllä on aina käytössään ajantasaiset sopimuspohjat palvelussa.
Sopimuksen allekirjoitusprosessi tapahtuu kokonaan Neptonissa. Tieto sopimuksesta ja sen tilasta kulkee automaattisesti työntekijälle, esihenkilölle ja hallinnolle. Sopimus voi sisältää liitteitä, jotka työntekijän on hyväksyttävä allekirjoituksen yhteydessä. Kun kaikki osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen ja se on hyväksytty hallinnon toimesta, siihen täydennetyt tiedot siirtyvät automaattisesti työntekijän henkilötietoihin.
Kyvykkyydellä voidaan toteuttaa myös muita sähköisiä lomakkeita ja asiakirjojen hyväksymisiä. Tällaisia voisivat olla esimerkiksi etätyösopimus, salassapitosopimus tai työtodistus. Kyvykkyyden vahvuus on siinä, että tieto uudesta täydennettävästä lomakkeesta tai hyväksyttävästä tiedosto menee kaikille osapuolille sujuvasti ja henkilöstön tiedot pysyvät tallessa yhdessä palvelussa.
Jotta sähköisiä työsopimuksia voidaan käyttää, tulee käytössä olla HR-ratkaisun palvelutaso Complete. Palvelutasoista saa lisätietoa omalta avainasiakaspäälliköltä tai Nepton-palveluntarjoajalta.
Alla olevissa kappaleissa on kuvattu, miten sähköiset työsopimukset otetaan käyttöön Neptonissa.
Tiedostokansiot
Tiedostokansiot määrittelevät millaisia tiedostoja henkilön tietoihin voidaan liittää. Sähköisiä työsopimuksia käyttääkseen, tulee olla luotuna Työsopimukset-tyyppinen tiedostokansio. Tämä tapahtuu Työsuhde-osion Hallinta-näkymässä kohdassa Tiedostokansiot. Kansiolle asetettu Työsopimukset-tyyppi määrittelee sen, että kansioon voidaan luoda sähköisiä työsopimuksia. Kansion oikeuksia hallitsemalla voidaan määritellä, ketkä organisaatiossa voivat katsella, muokata ja poistaa työsopimuksia henkilöiden tiedoissa. Lisätietoa tiedostokansioista saa tästä artikkelista.
Sopimuspohjan lisääminen ja muokkaaminen
Työsopimukset muodostetaan palvelussa sopimuspohjista ja sopimukseen kuuluvista liitetiedostoista. Sopimuspohjien ja liitetiedostojen lisääminen tapahtuu valitsemalla Työsuhde-osion Sopimukset-valikosta kohta Sopimuspohjat. Tässä näkymässä listataan kaikki ympäristössä olevat sopimuspohjat ja sopimuksien liitetiedostot. Sopimuspohjat ovat HTML-tiedostoja ja liitetiedostot voivat olla esimerkiksi PDF-tiedostoja.
Suosittelemme käyttämään tarjoamaamme esimerkkitiedostoa sopimuspohjasta. Kun esimerkkitiedosto on ladattu palveluun, on sen muokkaaminen mieleisekseen helppoa. Sopimuspohjien muokkaamista varten on tarjolla graafinen editori ja HTML-editori. Sopimuspohjien lisäämisestä ja muokkaamisesta kerrotaan lisää tässä artikkelissa.
Sopimuspaketin luominen ja muokkaaminen
Kun sopimuspohja on luotu ja tarvittavat liitetiedostot ladattu palveluun, niputetaan ne yhteen muodostamalla sopimuspaketti. Sopimuspaketin luominen tapahtuu valitsemalla Työsuhde-osiossa Sopimukset-valikosta kohta Sopimuspaketit. Sopimuspakettiin valitaan haluttu sopimuspohja ja sopimuksen liitetiedostot. Lue lisää sopimuspaketeista täältä.
Sopimuksen lisääminen henkilölle
Työsopimus lisätään henkilölle Henkilön tiedot -näkymän Tiedostot-kohdassa. Tiedostoissa listataan kaikki henkilön tiedostot. Työsopimuksen lisääminen henkilölle tapahtuu ”Lisää työsopimus” -painikkeen kautta. Painike näkyy, kun tiedostokansion tyypiksi on määritelty Työsopimukset ja käyttäjällä on oikeudet kansioon. Sopimukseksi valitaan aiemmin luotu sopimuspaketti. Lue lisää aiheesta täältä.
Sopimuksen allekirjoittaminen
Työsopimus täydennetään ja allekirjoitetaan ensiksi työnantajan toimesta, jonka jälkeen se menee työntekijälle. Työntekijä täydentää hänelle suunnatut tiedot, hyväksyy sopimuksen liitteet ja allekirjoittaa sopimuksen. Työntekijä ei pääse Neptonin muihin näkymiin ennen kuin hän on hyväksynyt sopimuksen. Tämän jälkeen hallinnolle tulee vielä tehtävä sopimuksen hyväksymisestä, mikä toimii samalla muistutuksena esimerkiksi palkkaukseen liittyvien toimenpiteiden suorittamisesta. Lisätietoja allekirjoittamisesta löytyy tästä artikkelista.
Allekirjoitusprosessin eri vaiheista voidaan lähettää ilmoituksia henkilöille sähköpostitse tai tekstiviestillä. Lue lisää automaattisista ilmoituksista täältä.
Allekirjoitettujen sopimusten tarkastelu
Kaikkia henkilöille osoitettuja sopimuksia voidaan tarkastella yhdessä näkymässä valitsemalla Työsuhde-osion Sopimukset-valikosta kohta Sopimuslista. Näkymässä listataan kaikki sopimukset. Sopimuksia voidaan tarkastella myös yksittäisten henkilöiden tiedostojen kautta. Lisätietoja sopimusten tarkastelusta on tässä artikkelissa.