Tapahtumia voidaan lisätä eri tavoin. Tässä artikkelissa käydään läpi tapahtuman lisääminen kalenterinäkymässä.
Tapahtuman tiedot voi joko antaa kaikki kerralla, tai aloittaa tapahtuma pelkällä aloitusajalla ja myöhemmin täydentää sitä ja lopettaa se.
Tapahtuman aloittaminen
1. Klikkaa sen päivän päivämäärää, jolle haluat tehdä kirjauksen. Päivän viereen aukeaa uusi ikkuna, josta näet päivän tiedot ja voit lisätä uusia tapahtumia. Klikkaa "Lisää tapahtuma".
2. Lisää tapahtuma -painikkeesta avautuu uusi ponnahdusikkuna:
3. Oletuksena tarjotaan Työ-tapahtumatyyppiä, ellei toisin olla määritelty. Kirjattava tapahtumatyyppi valitaan nuolesta avautuvasta valikosta. Tapahtumatyypit on jaoteltu kolmeen kategoriaan; Työ, Poissaolo ja hallinnolliset tapahtumat. Hallinnolliset tapahtumat näkyvät vain pääkäyttäjälle tai muulle henkilölle, jolle on myönnetty tarpeeksi laajat käyttöoikeudet.
4. Oletuksena tapahtuman kellonajoiksi tarjotaan klo 08-16, ellei toisin olla määritelty. Tapahtumalle syötetään joko pelkkä aloitusaika, jättäen lopetusaika tyhjäksi, jolloin tapahtuma rullaa aktiivisena kunnes se lopetetaan, tai sille voidaan antaa jo suoraan myös lopetusaika. Klikkaamalla vihreää nuolta aloitusajan vieressä tulee tapahtuman aloitusajaksi sen hetkinen kellonaika ja tapahtuma näytetään olevan merkattu reaaliaikaisena. Mikäli päivällä on jo tapahtuma, ehdotetaan lisättävän tapahtuman aloitusajaksi edellisen tapahtuman päättymishetkeä.
5. Tapahtumalle on myös mahdollista kirjoittaa kommentti Huomautus-kenttään. Lisäksi riippuen määrityksistä tapahutmalle voidaan lisätä projektikohdennus, ylityön kohdennus sekä mahdollisia työlisiä ja liitteitä.
6. Tallenna merkintä Tallenna -painikkeesta, jonka jälkeen se näkyy kalenterissa.
Pika-aloitusten käyttäminen
Mikäli palveluun on määritelty pika-aloituspainikkeita, voidaan tietty tapahtumatyyppi aloittaa suoraan tällaisesta painikkeesta. Pika-aloitukset näkyvät kalenteri- ja taulukkonäkymässä, kun klikataan halutun päivän päivämäärää ja sen viereen aukeaa valikkoikkuna:
Pika-aloituksiin voidaan tehdä ennakolta määritellyt sisällöt, joten tapahtumassa voi olla jo kaikki tarvittava (kuten projektikohdennus, ylityön ohjaus) jo valmiina. Näin ollen tapahtuman kirjaus on nopeampaa, kun tapahtuma vain aloitetaan. Pika-aloitustapahtuma alkaa reaaliajassa, jos painetaan nuolella korostettua 'Aloita' -nappia, tai tapahtuman muokkausikkuna voidaan avata sen edessä olevasta +-merkistä, jos ennalta määriteltyihin sisältöihin halutaan tehdä muutoksia, tai tapahtuma halutaan aloittaa muussa kuin reaaliajassa.
Tapahtuman kohdistaminen projektille
Palvelussa on mahdollista ottaa käyttöön työn kohdentaminen projekteille. Projekti on palvelun yleisnimi kohteelle, mutta kohdistuksena voidaan käyttää muitakin kohteita kuten asiakkaita, tilauksia, kustannuspaikkoja ja niin edelleen. Palvelun muodostama työajan tulkinta muodostuu tapahtumalle kirjatulle projektille, ja se on käytettävissä raportoinnissa sekä liittymissä.
Tapahtuma voidaan kohdistaa yhdelle tai useammalle projektille. Projektikohdistukseen voi täsmentää tehdyn työn määrän joko prosenttina tai tunteina. Mikäli tietoa ei ole asetettu, kohdistetaan kaikki tapahtumasta tulkittu työaika kyseiselle projektille. Voidaan myös kirjata kaksi tai ueasmpi projekti kumpikin 100% projektikohdennuksella. Huomioithan, että ainoastaan alimman tason projekteille voi kohdentaa tapahtumia.
Projekteille voidaan kirjoittaa sisäinen sekä julkinen huomautus. Projekteille asetetut huomautukset esitetään käyttöliittymässä sekä Tunnit henkilöittäin -raportilla projektien raportoinnissa. Myös tapahtuman Huomautus-kenttä näkyy ko. raportissa.
Huomautuksia voidaan käyttää esimerkiksi työn sisällön kuvaamiseen tai työn laskutusperusteen kirjaamiseen. Projektirivien huomautus-kentät ovat näkyvissä kaikille eikä niiden näkyvyyttä voi määritellä. Huomautukset voidaan poimia sääntöjoukoilla liittymissä.
Uutta projektikohdennusta lisätessä esitetään pikavalintana ne projektit, joita on käytetty useimmiten viimeisen kahden kuukauden aikana. Tämä kahden kuukauden aikaikkuna perustuu päivään, jolle tapahtuma ja siihen tehtävä projektikohdennus suoritetaan. Esimerkiksi:
- Luodaan Työ-tapahtuma ja sille projektikohdennus Projekti A:lle kuluvalle päivälle
- Useimmin käytetyt projektit esitetään kahden kuukauden aikaikkunassa kuluvasta päivästä taaksepäin laskien
Useimmin käytetyt projektit järjestetään siten, että useimmin käytetyt näkyvät listassa ensimmäisenä. Mikäli useimmiten käytettyjä projekteja on enemmän kuin 20, pikavalintana esitetään vain useimmin käytetyt 20 projektia. Kaikkia projekteja voi selata tai hakea riippumatta siitä, esitetäänkö projekti pikavalintana vai ei.
Tapahtuman ylityökohdenteen valitseminen
Oikeuksista sekä määrityksistä riippuen, tapahtumalle voi olla mahdollista kohdistaa jokin muu kuin oletukseksi asetettu ylityön kohdennus. Ylityön kohdennus valitaan kohdasta "Ylityö". Tätä klikkaamalla aukeaa valikko, josta voidaan valita tapahtumalle haluttu kohdennus.
Työlisän lisääminen tapahtumalle
Tapahtumalle voidaan myös lisätä Työlisiä. Työlisät ovat manuaalisesti tapahtumalle lisättäviä korvauksia. Työlisien pudotusvalikosta aukeaa haku kaikista käytössä olevista työlisistä. Työlisällä näkyy arvon syöttämisen yksikkö (euroa, kappaleita, desimaalia, kokonaisluku), kommenttikenttä sekä päivämääräkenttä, sen mukaisena kuin ne on tehty työlisän määrityksissä.
Yhdellä tapahtumalla voi olla useita työlisiä.
Liitteen lisääminen tapahtumalle
Tapahtumalle voi myös olla mahdollista lisätä liitteitä. Toimintoa hyödynnetään etenkin matkalasku-tapahtuman yhteydessä. Sairauspoissaoloihin emme suosittele tallentamaan sairaustodistuksia Neptoniin. Liite voidaan ladata laitteelta Neptoniin "Liitteet" otsikon alta.
Kun tapahtumalle on lisätty liite, näkyy sen yhteydessä klemmarin kuvake:
Liitteiden rajoitukset:
Tiedoston koko
Liitteen maksimikoko: 2 MB
Suurin sallittu määrä liitteitä per tapahtuma: 20 kpl
Liitteiden yhteenlaskettu maksimikoko per tapahtuma: 8 MB
Tiedostomuoto
Tuetut tiedostomuodot ovat:
- Excel
- Html
- Image
- Power Point
- Text
- Word
- Zip
Tapahtuman lopettaminen
Tapahtuman lopettamiseksi kalenterinäkymässä klikataan keskeneräistä tapahtumaa ja valitaan ponnahdusikkunasta Lopeta tai vaihtoehtoisesti Muokkaa, jolloin sille voidaan syöttää lopetusaika avautuvasta muokkausikkunasta.
Palveluun voidaan määrittää erilaisia käyttöoikeuksia rooleille. Kaikki ohjeessa olevat toiminnot eivät välttämättä ole käytössä yhteisössänne. Käyttöoikeudet määritellään pääkäyttäjänne toimesta.