Henkilön tietokentät

Palvelussa voidaan hallinnoida henkilöitä ja heidän tietojaan. Organisaatiossa voidaan valita mitä kenttiä otetaan käyttöön ja mitkä jätetään tyhjäksi. Päästäksesi henkilötietosivulle valitse Työsuhde -> Henkilöt -> Henkilöt. Etsi henkilö listalta ja valitse Näytä tiedot -ikonia henkilöriviltä.

Henkilön tiedot -osio on jaettu kategorioihin, joiden määrä riippuu käytettävistä palvelun osista. Kategorioita voivat olla:

• Perustiedot
• Työsuhde
• Oikeudet
• Organisaatio
• Vuorosuunnittelu
• Lisätiedot
• Tunnisteet

Vuorosuunnittelu näkyy niiden organisaatioiden henkilöille, joilla on kyseinen toiminnallisuus käytössä.

Vakiokenttien lisäksi palveluun on mahdollista lisätä lisätietokenttiä. Lisätietokentät esitetään otsikon Lisätiedot alla. Lisätietokenttien hallinnoinnista löydät lisätietoja täältä.

Osa kentistä toimii voimassaolotoiminnolla. Voimassaoloaika on määriteltävissä kaikille kentille, pois lukien seuraavat kentät:

• Työajan roolit
• Henkilöryhmä
• Alaiset
• Esimiehet
• Yksiköt
• Oletusprojekti
• Henkilölistat
• Ensisijainen tehtävä

Osa kentistä on pakollisia. Lisätietoja pakollisista kentistä löytyy täältä.

Perustiedot

Perustiedot-kategoriassa voidaan ylläpitää henkilön perustietoja. Osa kentistä on pakollisia. Lisätietoja pakollisista kentistä löytyy täältä.

Etunimi, Sukunimi

• Henkilön etunimi- ja sukunimikentät voivat sisältää yhden tai useampia nimiä. Nimet voivat sisältää kirjaimia (millä kirjoitusjärjestelmällä tahansa), numeroita ja seuraavia erikoismerkkejä:
  - (yhdysmerkki)
  . (piste)
  _ (alaviiva)
  ' (heittomerkki)

Sähköposti

• Jos tämä kenttä jätetään tyhjäksi, ei henkilö voi tilata itselleen uutta salasanaa eikä henkilölle voida lähettää sähköpostitiedotteita Työsuhde-osion Viestintä-toiminnon eikä Vuorosuunnittelu-osion Tiedota-toiminnon kautta. Henkilö ei voi myöskään vastaanottaa sähköposti-ilmoituksia alaistensa uusista tapahtumapyynnöistä.

Puhelinnumero

• Jos tämä kenttä jätetään tyhjäksi, ei henkilölle voida lähettää tekstiviestitiedotteita Työsuhde-osion Viestintä-toiminnon eikä Vuorosuunnittelu-osion Tiedota-toiminnon kautta.

Katuosoite, postinumero, postitoimipaikka

• Henkilön kotiosoitteen tiedot.
• Nämä kentät on täytettävä, jos Nepton Palkat -toiminto on käytössä.

Salasana

• Salasanakenttä näytetään vain uutta henkilöä lisättäessä ja se on asetettava uudelle henkilölle. Palveluun tallennetun henkilön salasanan muokkaus on mahdollista Lisätoiminteet-välilehdellä tai uuden salasanan voi tilata sisäänkirjautumissivulta.
• Salasana on pakollinen kenttä.
• Lisätietoja uuden salasanan asettamisesta pääkäyttäjän toimesta löydät tästä artikkelista ja oman salasanan asettamisesta tästä artikkelista.

IBAN, BIC

• Näihin kenttiin täytetään henkilön pankkiyhteystiedot. Palvelu tarkistaa, että tilinumero on aidon IBAN-tilinumeron muotoinen ja BIC aidon BIC-tunnuksen muotoinen.
• IBAN on täytettävä, jos Nepton Palkat -toiminto on käytössä.

Henkilötunnus

• Henkilötunnuskenttään täytetään suomalainen henkilötunnus (syntymäaika kuudella numerolla PPKKVV ja viisimerkkinen tunnusosa).
• Henkilötunnus on täytettävä, jos Nepton Palkat -toiminto on käytössä.

Veronumero

• Henkilön veronumero on Suomen verohallinnon antama 12-numeroinen tunnus, joka on käytössä rakennusalan työntekijöillä.
• Jos henkilö työskentelee rakennustyömaalla, veronumero on annettava Nepton Palkat -toimintoa varten.

Muut tämän kategorian kentät ovat informatiivisia ja niillä ei ole vaikutusta työajan laskentaan tai palvelun toiminnallisuuksiin.

Työsuhde

Työsuhde-kategoriassa voidaan ylläpitää henkilön työsuhteeseen liittyviä tietoja.

Ammattinimike

• Tähän voidaan täyttää henkilön ammatti vapaamuotoisesti yrityksen omien käytäntöjen mukaisesti.

Ammattiluokitus

• Ammattiluokituksessa määritellään henkilön ammatti Suomen tulorekisterin TK10-ammattiluokituksen mukaisesti.
• Hakukenttään voi kirjoittaa joko ammattiluokituskoodin tai osan ammattiluokituksen nimestä, jolloin Nepton näyttää hakuehtoon sopivat ammattiluokitukset, joista voi valita henkilön ammattiluokituksen.
• Ammattiluokitus on valittava, jos Nepton Palkat -toiminto on käytössä.

Työsuhteen alkupäivä

• Kertoo palvelussa mistä päivästä lähtien henkilö on nähtävissä raporteilla ja Työaika-osion kalenterinäkymässä.
• Ennen tähän asetettua päivää henkilö ei näy henkilölistauksissa raportteja haettaessa.
• Jos tämä kenttä jätetään tyhjäksi, näkyy henkilö listauksissa rajattomasti menneisyyteen.
• Työsuhteen alkupäivä on täytettävä, jos Nepton Palkat -toiminto on käytössä.

Työsuhteen päättymispäivä

• Kertoo palvelussa mihin päivään saakka henkilö on nähtävissä raporteilla ja Työaika-osion kalenterinäkymässä
• Tähän asetetun päivän jälkeen henkilö ei näy henkilölistauksissa raportteja haettaessa.
• Jos tämä kenttä jätetään tyhjäksi, näkyy henkilö listauksissa rajattomasti tulevaisuuteen.
• Työsuhteen päättymispäivä on täytettävä Nepton Palkat -toimintoa varten, jos henkilön työsuhde on päättynyt tai päättymässä.

Työajan asetusryhmä

• Kentässä valitaan henkilölle se työajan asetusryhmä, jonka määritysten mukaan työaikakirjaukset tulkitaan. Jos kenttä jätetään tyhjäksi, henkilölle käytetään laskennassa työyhteisön oletussääntöjä.

Työaika prosentteina

• Kertoo henkilön työaikaprosentin. Tämä kenttä vaikuttaa henkilön työajan laskentaan Työaika-osiossa.
• Palvelu laskee työviikon ja työpäivän pituuksista osa-aikaprosentin mukaiset pituudet ja käsittelee henkilön työaikaa sen mukaisesti. Lisää työaikaprosentista täällä.

Kuukausipalkka, tuntipalkka

• Henkilön palkka annetaan numeerisena, kokonais- tai desimaalilukuna.
• Joko kuukausipalkka tai tuntipalkka on täytettävä euromääräisenä arvona, jos Nepton Palkat -toiminto on käytössä.

Tuntipalkka (poistuu käytöstä)

• Tuntipalkka-kenttä sallii ainoastaan numeerisia arvoja 23.10.2021 lähtien. Jos kentässä on ennestään ollut muita kuin numeerisia arvoja, palvelu näyttää yhteensopimattomat arvot "Tuntipalkka (poistuu käytöstä)" -kentässä, ja kyseisen kentän tiedot on siirrettävä muihin kenttiin tai tyhjennettävä henkilöä tallennettaessa.

• Kenttää ei näytetä, jos henkilön tuntipalkka on tallennettu oikeassa muodossa.
• "Tuntipalkka (poistuu käytöstä)" -kentän kaikki tiedot tyhjennetään 23.01.2022 jälkeen.

Muut tämän kategorian kentät ovat informatiivisia ja niillä ei ole vaikutusta työajan laskentaan tai palvelun toiminnallisuuksiin.

Oikeudet

Oikeudet-kategoriassa määritellään mihin palvelun osiin ja toimintoihin henkilöllä on käyttöoikeus.

Rooli

• Määrittelee henkilön oikeudet Työsuhde-osiossa. Henkilö voi olla vain yhdessä Työsuhde-osion roolissa.
• Rooli on pakollinen kenttä.
• Lisätietoja ja tarkemmat kuvaukset Työsuhde-osion roolista löydät täältä.

Työajan roolit

• Määrittelee henkilön oikeudet Työaika-osiossa. Tässä kentässä voidaan määritellä mihin työajan rooliin henkilö kuuluu, mutta roolien sisällöt määritellään Työaika-osiossa.
• Henkilö voi olla useammassa Työaika-osion roolissa yhtäaikaisesti.
• Lisätietoja ja tarkemman kuvauksen Työaika-osion rooleista löydät täältä.

Lyhytaikainen laina sallittu

• Tämä kenttä on informatiivinen ja sillä ei ole vaikutusta palvelun oikeuksiin tai käyttöön
• Tätä kenttää voidaan käyttää esimerkiksi kertomaan, onko henkilöllä oikeus palkkaennakon nostoon

Organisaatio

Organisaatio-kategoriassa määritellään organisaatioon liittyviä tietoja.

Henkilöryhmä

• Määrittää mihin henkilöryhmään henkilö kuuluu. Henkilöryhmä kertoo missä henkilö näkyy erilaisissa henkilölistauksissa esimerkiksi raportteja otettaessa.
• Henkilö voi olla vain yhdessä henkilöryhmässä kerrallaan.
• Henkilöryhmät ovat luonteeltaan puhtaasti informatiivisia eivätkä vaikuta työajanlaskentaan millään tavoin
• Lisätietoja henkilöryhmistä löydät täältä

Alaiset

• Tässä kentässä voidaan määritellä henkilön alaiset. Henkilö saa esimies-roolin oikeudet työaikapuolelle siihen henkilöön, joka lisätään tähän kenttään.
• Henkilöllä voi olla rajaton määrä alaisia.
• Tähän kenttään päivitetty tieto päivittyy myös kenttään merkitylle henkilölle Esimiehet-kenttään.

Esimiehet

• Kertoo kuka on kyseisen henkilön esimies.
• Henkilöllä voi olla rajaton määrä esimiehiä, mutta vain yksi ensisijainen esimies.
• Ensisijaisen esimiehen tieto on näkyvissä palvelussa esimiehen nimen vieressä. Ensisijaisen esimiehen tieto on informatiivinen eikä sillä ole vaikutusta palvelun toimintoihin tai laskentaan.

Yksiköt

• Kertoo mihin yksikköön henkilö kuuluu Työsuhde- ja Vuorosuunnittelu-osioissa.
• Henkilö voi kuulua useampaan yksikköön kerrallaan.
• Ensisijaisen yksikön tieto on näkyvissä palvelussa yksikön nimen vieressä. Ensisijaisen yksikön tieto on informatiivinen eikä sillä ole vaikutusta palvelun toimintoihin tai laskentaan.

Oletusprojekti

• Kertoo mikä on henkilön oletusprojekti uutta tapahtumaa luodessa.
• Kaikki tapahtumat kohdennetaan oletuksena tälle projektille riippumatta tapahtuman tapahtuma- tai poissaolotyypistä tai tapahtuman korvattavuudesta (palkallinen/palkaton/vähennetty palkka).
• Oletusprojektiksi voidaan valita sellainen alaprojekti, joka on näkyvissä henkilölle hänen tehdessä kirjauksia. Projekti on joko liitetty henkilöön tai henkilön henkilöryhmään, tai henkilöllä on näkyvyys kaikkiin projekteihin.

Oletuskustannuspaikka

• Tätä kenttää käytetään informatiivisena tietona. Kenttää voidaan hyödyntää esimerkiksi henkilötietojen automaatioissa ja liittymissä.

Maksuryhmä

• Maksuryhmä määrittelee, minkä ryhmän maksukausien perusteella palkanmaksu suoritetaan.
• Käytössä Nepton Palkat -toiminnossa.

Vuorosuunnittelu

Tämän kategorian kentät ovat näkyvillä vain, jos organisaatiossa on käytössä Vuorosuunnittelu-osio.

Vuorokautinen työaika

• Kertoo henkilön vuorokautisen työajan velvoitteen. Tätä arvoa voidaan käyttää työvuorosuunnittelussa tavoitelukuna tukemaan suunnittelua.
• Tähän asetettu arvo näkyy vuorosuunnittelun suunnittelunäkymässä infotietona oikeassa reunassa henkilön kohdalla.

Viikoittaiset tunnit MIN ja Viikoittaiset tunnit MAX

• Nämä kentät kertovat henkilön viikoittaisen työajan minimi- ja maksimivelvoitteet. Näitä voidaan käyttää työvuorosuunnittelussa tavoitelukuina tukemaan suunnittelua.
• Näihin kenttiin asetetut arvot näkyvät vuorosuunnittelut suunnittelunäkymässä infotietona oikeassa reunassa henkilön kohdalla.

Henkilölistat

• Kertoo mihin vuorosuunnittelun henkilölistalle henkilö kuuluu. Henkilölistoja voidaan käyttää Vuorosuunnittelu-osion suunnittelunäkymässä henkilöiden lajittelemiseen (Vuorosuunnittelu -> Suunnittelunäkymä -> Näkymän rajaukset -> Henkilölista).
• Henkilö voi kuulua useampaan henkilölistaan yhtäaikaisesti.
• Henkilölistoja voi lisätä kohdassa Työsuhde -> Henkilöt -> Henkilölistat.

Ensisijainen tehtävä

• Määrittää henkilön ensisijaisen tehtävän vuorosuunnittelussa.
• Tämä tieto on informatiivinen eikä sillä ole vaikutusta palvelun toimintoihin tai laskentaan.

Lisätiedot

Lisätiedoissa esitetään palveluun lisätyt lisätietokentät sekä vakiokentät. Vakiona palvelussa on kaikilla seuraavat kentät:

Uusi henkilö

• Kenttä näkyy, mikäli uuden työsopimuksen seuraamisen toiminnallisuus on käytössä. Toiminnallisuutta ei voi ottaa käyttöön uusiin ympäristöihin. Henkilön allekirjoittaessa ensimmäisen sähköisen työsopimuksensa, merkitään hänet uudeksi henkilöksi, jolloin henkilö sisällytetään palkanlaskentajärjestelmään toimitettavaan aineistoon uutena henkilönä. Palkanmaksujärjestelmään toimituksen jälkeen, henkilö ei näy enää uutena henkilönä. Henkilötietomuutokset toimitetaan tämän jälkeen palkanmaksujärjestelmään automaattisesti, muutosaineiston mukana.

Hallinnon lisätieto

• Lisätietokenttä, johon voi täyttää mitä tahansa oleellista tietoa. Suosittelemme kuitenkin luomaan lisätietoja varten erilliset lisätietokentät. Lisätietokenttien lisääminen kuvattu täällä.
• Tämä kenttä näkyy henkilöille, joilla on Työsuhde-osiossa roolina ylläpitäjä, palkkahallinto tai henkilöstöhallinto. Kenttä ei näy, jos henkilön rooli on yksikön johtaja, esimies tai työntekijä.
• Jos Nepton Palkat -toiminto on käytössä ja työyhteisössä on useita työehtosopimuksia käytössä, tähän kenttään tulee kirjoittaa henkilön työsuhteeseen sovellettavan työehtosopimuksen nimi palkanlaskijoille tiedoksi.

Raporteilla näkyvä lisätieto

• Kenttään syötetty tieto näkyy osassa työajan raportteja omana sarakkeenaan.

Palvelun käyttökieli

• Määrittelee mikä on henkilön käyttökieli palvelussa. Käyttäjä voi muuttaa käyttökielen myös palvelun oikeasta yläreunasta löytyvästä kentästä.
• Palvelun käyttökieli on pakollinen kenttä, kun henkilö luodaan manuaalisesti yksitellen palvelun käyttöliittymästä.

Microsoft AX -tuntihinta

• Määrittelee Microsoft AX -liittymässä henkilön tuntihinnan arvon sille kentälle, joka on liittymässä määritelty vastaamaan tätä kenttää. Tämä kenttä näkyy kaikkien organisaatioiden ja käyttäjien tiedoissa, mutta se on käytössä vain, jos käytössä on Microsoft AX -liittymä.

Visma-kustannuspaikka

• Määrittelee Visma-liittymässä henkilön kustannuspaikan arvon sille kentälle, joka on liittymässä määritelty vastaamaan tätä kenttää. Tämä kenttä näkyy kaikkien organisaatioiden ja käyttäjien tiedoissa, mutta se on käytössä vain, jos käytössä on Visma-liittymä.

Tunnisteet

Tunnisteet-kategoriassa näet erilaisia käyttäjään liittyviä tunnisteita. Näitä tunnisteita käytetään joko Nepton-palvelussa ja/tai mahdollisissa liittymissä Nepton-palvelun ja kolmannen osapuolen välillä.

Neptonin globaalisti yksilöllinen henkilötunniste

• Neptonin automaattisesti luoma muuttumaton tunniste, jolla henkilö on aina tunnistettavissa. Tämän tunnisteen avulla henkilö on yksilöitävissä mm. henkilötuonneissa.

Henkilönumero

• Kertoo henkilön henkilönumeron. Tämä on tunniste, jota käytetään esimerkiksi palkka-aineistojen luomisessa ja henkilötietojen siirrossa.
• Henkilö ei tule millekään Työaika-osion aineistolle mukaan, jos henkilönumero on 0.

Käyttäjätunnus

• Määrittelee tunnuksen, jota henkilö käyttää kirjautuessaan sisään Nepton-palveluun.
• Käyttäjätunnus on pakollinen kenttä.
• Käyttäjätunnuksen määrittämisessä tulee ottaa huomioon seuraavat ehdot:
  
  • Käyttäjtunnuksen merkkijonon pituus tulee olla >= 1 ja <= 100 merkkiä.
  • Käyttäjätunnuksen alussa tai lopussa ei saa ole välilyöntiä.
  • Käyttäjätunnus ei saa sisältää useampaa kuin yhtä peräkkäistä välilyöntiä.
  • Sallitut erikoismerkit:
    • @
    • .
    • ,
    • -
    • '
    • _
  • Kenttä tukee UTF-8-merkkikoodausta, eli se tukee useimpia kieliä.

PIN-koodi

• Tämä kenttä määritellään silloin, kun halutaan mahdollistaa henkilölle leimaaminen työaikapäätteellä käyttäen PIN-koodia.

RFID-tunniste

• RFID-tunniste on fyysinen kulkukorttitunniste.
• Käytetään silloin, kun halutaan mahdollistaa henkilölle leimaaminen työaikapäätteellä erillisellä RFID-tunnisteella.

Muut kentät Tunnisteet-kategoriassa ovat liittymäkohtaisia tunnisteita. Mikäli liittymäkohtaista tunnistetta ei ole asetettu, liittymässä käytetään henkilön henkilönumeroa.