Pika-aloitustapahtumat ovat muokattava, kätevä ja nopea tapa työntekijöille tallentaa täysin tai osittain esitäytettyjä työtapahtumia Neptonissa. Ne ovat asetettavissa työyhteisö- ja asetusryhmätasolla ja mahdollistavat tapahtumien tallentamisen yhdellä klikkauksella.
Asettaminen
Jos pika-aloitustapahtumia ei ole asetettu, pika-aloitus näyttää oletuksena henkilön oletetun tapahtumatyypin ja lounaan, jos henkilöllä on oikeus tallentaa näiden tapahtumatyyppien tapahtumia.
Pika-aloitustapahtumien asetukset tehdään työyhteisö- tai asetusryhmä-tasolla valikossa Työaika > Hallinta > Työyhteisön / Asetusryhmän asetukset > Työtunnit > Pika-aloitustapahtumat. Asetukset hyödyntävät asetusten periytymisjärjestystä.
Pika-aloitustapahtumien asettamisessa voi olla eroja työyhteisön tai asetusryhmän tasolla. Esimerkiksi jos työyhteisölle asetettu pika-aloitustapahtuma käyttää työlisää, joka ei ole tietyllä asetusryhmällä käytössä, tämän asetusryhmän henkilöt voivat lisätä tapahtuman pika-aloitustapahtuman pohjalta, mutta ilman työlisää, jonka lisäämiseen heillä ei ole oikeuksia.
Uusi pika-aloitustapahtuma lisätään painamalla "Lisää pika-aloitustapahtuma". Tämä avaa tapahtuman muokkauslomakkeen, johon luodaan tapahtumasta esitäytetty malli. Tämän mallin pohjalta käyttäjät voivat tehdä tapahtumakirjauksia nopeammin.
Kun pika-aloitustapahtuma lisätään, poistuu oletettu tapahtumatyyppi ja lounas automaattisesti pika-aloitusvalikosta uuden kustomoidun pika-aloitustapahtuman korvatessa ne. Jos haluat ne takaisin käyttöön valikossa, voit lisätä ne pika-aloitustapahtumiksi, jolloin näitä voi myös edelleen kirjata.
Jokainen pika-aloitustapahtuma vaatii nimen, jota käytetään pika-aloitustapahtuman tapahtumalistauksessa. Nimen tulee olla kuvaava, jotta käyttäjät tunnistavat ne kirjausnäkymästä helposti.
Jos projektit ovat käytössä, näytetään valintalaatikko "Sisällytä oletusprojekti". Jos tämä on valittuna, pika-aloituksen kautta luotu tapahtuma sisältää automaattisesti tapahtuman kirjanneen henkilön oletusprojektin.
"Käytössä" - sarakkeen valinta määrittää, onko pika-aloitustapahtuma käytössä vai ei. Lisätyt pika-aloitustapahtumat asetetaan käyttöön oletuksena. Jos pika-aloitustapahtuma halutaan ottaa pois käytöstä, valitaan "Käytössä" - kohtaan "Ei". "Käytössä" - asetus tukee asetusten periytymistä. Jos esimerkiksi pika-aloitustapahtuman tulisi näkyä yläasetusryhmälle, mutta ei aliasetusryhmälle, voidaan yläasetusryhmälle asettaa "Kyllä" ja aliasetusryhmälle "Ei".
Pika-aloitustapahtuman voi poistaa painamalla "Poista" - sarakkeessa olevaa ruksia.
Pika-aloitustapahtumien järjestystä voi vaihtaa klikkaamalla Järjestys-kenttää ja raahaamalla riviä.
Jos matkalaskusta luodaan pika-aloitustapahtuma, voidaan matkan ja reittien kestot asettaa pika-aloitustapahtumalle. Kun pika-aloitustapahtumasta tehdään tapahtumamerkintä, matkojen ja reittien kestot esitäytetään suhteessa tapahtuman merkitsemispäivään. Matkojen ja reittien kestoja ei ole pakollista asettaa pika-aloitustapahtumaan, vaan ne voidaan jättää tyhjäksi.
Tietyille tapahtumatyypeille, kuten tapahtumapyynnöille, matkalaskuille ja hallinnollisille tapahtumille ei voi tehdä pika-aloitusta, koska tapahtuman kirjaajan tulee täyttää lisätietoja ennen tapahtuman tallentamista. Tällaisille tapahtumille ei näy "Aloita" - painiketta, mutta ne voidaan avata muokattavaksi "Lisää" - painikkeella.
Jos pika-aloitustapahtumalle on asetettu jotain, jonka tallentamiseen henkilöllä ei ole oikeuksia, pika-aloitustapahtuman aloittaminen ei ole mahdollista, mutta pika-aloitustapahtuman pohjalta voidaan luoda tapahtuma "Lisää" -painikkella. Tällöin käyttäjälle näytetään lisätietoa, miksi tapahtumaa ei ole voitu pika-aloittaa ja hän voi tallentaa tapahtuman tarkistettuaan tapahtuman tiedot. Lisätietoja alla olevassa Ongelmien kartoittaminen -kappaleessa.
Kielet
Pika-aloitustapahtuman nimen voi kääntää jokaiselle organisaation käytössä olevalle kielelle. Tällöin pika-aloitustapahtuma näytetään käyttäjän kielivalinnan mukaisesti. Kun pika-aloitustapahtumaa muokkaa, näkyy Nimen vieressä "Muut kielet" -painike, jonka kautta voi luoda käännökset eri kielille.
Käyttäjäoikeudet
Työajan roolin oikeudet vaikuttavat miten käyttäjä pystyy luomaan työaikakirjauksen pika-aloitustapahtuman pohjalta. Vähimmäisvaatimukset sille että käyttäjä pystyy aloittamaan uuden työaikakirjauksen pika-aloitustapahtuman avulla on, että hänellä on oikeus tarkastella omia tapahtumia sekä oikeus raportoida omia reaaliaikaleimauksia (perustason oikeuksia). Oikeus muokata tapahtumia antaa käyttäjälle oikeuden muuttaa työaikakirjausta joko tapahtumaa lisätessä tai sen jälkeen. Työajan roolin oikeuksien asettamisesta voit lukea lisää täältä
Käyttäminen
Pika-aloitustapahtumat näkyvät sekä mobiili- että kalenterinäkymässä.
Mobiilinäkymä
Pika-aloitustapahtumat näkyvät käyttäjän mobiilinäkymässä, jossa on mahdollista:
- Kirjata tapahtuman, joka pohjautuu pika-aloitustapahtumaan klikkaamalla "Aloita", mikäli käyttäjä pystyy pika-aloittamaan tapahtuman.
- Klikata pika-aloitustapahtuman nimeä, jolloin tapahtuman muokkauslomake aukeaa. Näin voidaan lisätä tapahtuma, jonka tiedot on esitäytetty pika-aloitustapahtuman pohjalta.
- Lisätä tapahtuma pika-aloitustapahtuman pohjalta "Lisää" -painikkeella, mikäli tapahtumaa ei voida pika-aloittaa.
Pika-aloituksessa näytetään lista määritellyistä pika-aloitustapahtumista. Tapahtuma voidaan käynnistää painamalla "Aloita" - painiketta. Tapahtuma voidaan myös avata muokattavaksi painamalla sen nimeä (huom. tämä vaatii että käyttäjällä on oikeus muokata tapahtumia).
Tapahtuman muokkauslomake aukeaa esitäytettynä pika-aloitustapahtuman arvoilla.
Kalenterinäkymä
Kalenterinäkymässä pika-aloituksia voidaan lisätä klikkaamalla haluttua päivämäärää, jolloin aukeaa uusi toimintovalikko. "Lisää tapahtuma" valinnan alla näkyy valittavat pika-aloitukset, tässä kuvassa "kotona" ja "toimistolla":
Klikkaamalla haluttua tapahtumaa, aukeaa tapahtuman muokkaus uuteen ikkunaan. Tähän on jo esitäytetty pikatapahtuman tiedot, joita voidaan muokata tai painaa suoraan Tallenna:
Vaihtoehtoisesti pikatapahtuma voidaan myös aloittaa reaaliajassa painamalla "Aloita" painiketta:
Tällöin pikatapahtuman mukainen tapahtuma alkaa siltä kellonlyömältä ja päättyy vasta, kun se päätetään.
Ongelmien kartoittaminen
Jos pika-aloitustapahtumalla on tietoja, joita käyttäjän ei ole mahdollista tallentaa, pika-aloitustapahtuman yhteydessä näytetään info-kuvake, eikä pika-aloitusta voi tehdä. Syynä voi olla esimerkiksi työlisä, käytöstä poistettu ylityön kohdenne tai päättynyt projekti. Tapahtuman voi kuitenkin lisätä pika-aloituksen pohjalta avaamaalla tapahtuman muokkauslomakkeen "Lisää" -painikkeella. Tiedot joita käyttäjälle ei ollut mahdollista tallettaa, on muutettu oletusarvoihinsa. Jos esimerkiksi ylityön kohdenne ei ollut saatavilla, ylityön oletuskohdenne on palautettu. Mikäli kyseessä on ollut työlisä, jota ei ole ollut saatavilla, sitä ei näytetä tapahtuman muokkauslomakkeella.
Jos tapahtumaa ei voi pika-aloittaa, sen yhteydessä näytetään info-kuvake. Tapahtuman voi avata muokattavaksi "Lisää" -painikkeella.
Kun tapahtuma avataan muokattavaksi, näytetään ilmoitus kohdista, jotka tulisi tarkistaa ennen tallentamista.