Pika-aloitustapahtumat ovat muokattava, kätevä ja nopea tapa työntekijöille tallentaa täysin tai osittain esitäytettyjä työtapahtumia Nepton mobiilissa. Ne ovat asetettavissa työyhteisö- ja asetusryhmätasolla ja mahdollistavat tapahtumien tallentamisen yhdellä klikkauksella.
Asettaminen
Jos pika-aloitustapahtumia ei ole asetettu, pika-aloitus näyttää oletuksena henkilön oletetun tapahtumatyypin ja lounaan, jos henkilöllä on oikeus tallentaa näiden tapahtumatyyppien tapahtumia.
Pika-aloitustapahtumien asetukset tehdään työyhteisö- tai asetusryhmä-tasolla. Asetukset hyödyntävät asetusten periytymisjärjestystä. Löydät asetukset palvelusta seuraavista paikoista:
- Työaika > Hallinta > Työyhteisön asetukset > Työtunnit > Pika-aloitustapahtumat
- Työaika > Hallinta > Asetusryhmät > Työtunnit > Pika-aloitustapahtumat
Pika-aloitustapahtumien asettamisessa voi olla eroja työyhteisön tai asetusryhmän tasolla. Esimerkiksi jos työyhteisölle asetettu pika-aloitustapahtuma käyttää työlisää, joka ei ole tietyllä asetusryhmällä käytössä, tämän asetusryhmän henkilöt voivat lisätä tapahtuman pika-aloitustapahtuman pohjalta, mutta ilman työlisää, jonka lisäämiseen heillä ei ole oikeuksia.
Uusi pika-aloitustapahtuma lisätään painamalla "Lisää pika-aloitustapahtuma". Tämä avaa tapahtuman muokkauslomakkeen, johon luodaan tapahtumasta esitäytetty malli. Tämän mallin pohjalta käyttäjät voivat tehdä tapahtumakirjauksia nopeammin.
Kun pika-aloitustapahtuma lisätään, poistuu oletettu tapahtumatyyppi ja lounas automaattisesti pika-aloitusvalikosta. Jos haluat ne takaisin käyttöön valikossa, voit lisätä ne pika-aloitustapahtumiksi ja sitten niitäkin voi taas leimata.
Jokainen pika-aloitustapahtuma vaatii nimen, jota käytetään pika-aloitustapahtuman tapahtumalistauksessa. Nimen tulee olla kuvaava, jotta käyttäjät tunnistavat ne kirjausnäkymästä helposti.
Jos projektit ovat käytössä, näytetään valintalaatikko "Sisällytä oletusprojekti". Jos tämä on valittuna, pika-aloituksen kautta luotu tapahtuma sisältää automaattisesti tapahtuman kirjanneen henkilön oletusprojektin.
"Käytössä" - sarakkeen valinta määrittää, onko pika-aloitustapahtuma käytössä vai ei. Lisätyt pika-aloitustapahtumat asetetaan käyttöön oletuksena. Jos pika-aloitustapahtuma halutaan ottaa pois käytöstä, valitaan "Käytössä" - kohtaan "Ei". "Käytössä" - asetus tukee asetusten periytymistä. Jos esimerkiksi pika-aloitustapahtuman tulisi näkyä yläasetusryhmälle, mutta ei aliasetusryhmälle, voidaan yläasetusryhmälle asettaa "Kyllä" ja aliasetusryhmälle "Ei".
Pika-aloitustapahtuman voi poistaa painamalla "Poista" - sarakkeessa olevaa ruksia.
Jos matkalaskusta luodaan pika-aloitustapahtuma, voidaan matkan ja reittien kestot asettaa pika-aloitustapahtumalle. Kun pika-aloitustapahtumasta tehdään tapahtumamerkintä, matkojen ja reittien kestot esitäytetään suhteessa tapahtuman merkitsemispäivään. Matkojen ja reittien kestoja ei ole pakollista asettaa pika-aloitustapahtumaan, vaan ne voidaan jättää tyhjäksi.
Tietyille tapahtumatyypeille, kuten tapahtumapyynnöille, matkalaskuille ja hallinnollisille tapahtumille ei voi tehdä pika-aloitusta, koska tapahtuman kirjaajan tulee täyttää lisätietoja ennen tapahtuman tallentamista. Tällaisille tapahtumille ei näy "Aloita" - painiketta, mutta ne voidaan avata muokattavaksi "Lisää" - painikkeella.
Jos pika-aloitustapahtumalle on asetettu jotain, jonka tallentamiseen henkilöllä ei ole oikeuksia, pika-aloitustapahtuman aloittaminen ei ole mahdollista, mutta pika-aloitustapahtuman pohjalta voidaan luoda tapahtuma "Lisää" -painikkella. Tällöin käyttäjälle näytetään lisätietoa, miksi tapahtumaa ei ole voitu pika-aloittaa ja hän voi tallentaa tapahtuman tarkistettuaan tapahtuman tiedot. Lisätietoja alla olevassa Ongelmien kartoittaminen -kappaleessa.
Käyttäjäoikeudet
Työajan roolin oikeudet vaikuttavat miten käyttäjä pystyy luomaan työaikakirjauksen pika-aloitustapahtuman pohjalta. Vähimmäisvaatimukset sille että käyttäjä pystyy aloittamaan uuden työaikakirjauksen pika-aloitustapahtuman avulla on, että hänellä on oikeus tarkastella omia tapahtumia sekä oikeus raportoida omia reaaliaikaleimauksia (perustason oikeuksia). Oikeus muokata tapahtumia antaa käyttäjälle oikeuden muuttaa työaikakirjausta joko tapahtumaa lisätessä tai sen jälkeen. Työajan roolin oikeuksien asettamisesta voit lukea lisää täältä
Käyttäminen
Pika-aloitustapahtumat ovat tällä hetkellä saatavilla vain mobiilinäkymässä alla kuvatulla tavalla. Tulevaisuudessa ne tulevat saataville muihinkin palvelun osioihin, jotka liittyvät tapahtumien luomiseen. Lisäksi mahdollistetaan yksittäisten käyttäjien muokata omaa pika-aloitusvalikkoaan.
Mobiilinäkymä
Pika-aloitustapahtumat näkyvät käyttäjän mobiilinäkymässä, jossa on mahdollista:
- Kirjata tapahtuman, joka pohjautuu pika-aloitustapahtumaan klikkaamalla "Aloita", mikäli käyttäjä pystyy pika-aloittamaan tapahtuman.
- Klikata pika-aloitustapahtuman nimeä, jolloin tapahtuman muokkauslomake aukeaa. Näin voidaan lisätä tapahtuma, jonka tiedot on esitäytetty pika-aloitustapahtuman pohjalta.
- Lisätä tapahtuma pika-aloitustapahtuman pohjalta "Lisää" -painikkeella, mikäli tapahtumaa ei voida pika-aloittaa.
Pika-aloituksessa näytetään lista määritellyistä pika-aloitustapahtumista. Tapahtuma voidaan käynnistää painamalla "Aloita" - painiketta. Tapahtuma voidaan myös avata muokattavaksi painamalla sen nimeä (huom. tämä vaatii että käyttäjällä on oikeus muokata tapahtumia).
Tapahtuman muokkauslomake aukeaa esitäytettynä pika-aloitustapahtuman arvoilla.
Ongelmien kartoittaminen
Jos pika-aloitustapahtumalla on tietoja, joita käyttäjän ei ole mahdollista tallentaa, pika-aloitustapahtuman yhteydessä näytetään info-kuvake, eikä pika-aloitusta voi tehdä. Syynä voi olla esimerkiksi työlisä, käytöstä poistettu ylityön kohdenne tai päättynyt projekti. Tapahtuman voi kuitenkin lisätä pika-aloituksen pohjalta avaamaalla tapahtuman muokkauslomakkeen "Lisää" -painikkeella. Tiedot joita käyttäjälle ei ollut mahdollista tallettaa, on muutettu oletusarvoihinsa. Jos esimerkiksi ylityön kohdenne ei ollut saatavilla, ylityön oletuskohdenne on palautettu. Mikäli kyseessä on ollut työlisä, jota ei ole ollut saatavilla, sitä ei näytetä tapahtuman muokkauslomakkeella.
Jos tapahtumaa ei voi pika-aloittaa, sen yhteydessä näytetään info-kuvake. Tapahtuman voi avata muokattavaksi "Lisää" -painikkeella.
Kun tapahtuma avataan muokattavaksi, näytetään ilmoitus kohdista, jotka tulisi tarkistaa ennen tallentamista.