Muokattavat raportit kuuluvat Raportit Pro -palvelutasoon.
Muokattavat raportit -toiminto mahdollistaa taulukkomuotoisten raporttien luomisen käyttäen samoja sääntöjoukkoja kuin työajan liittymissä. Raporttia varten luodaan sääntö, jossa määritellään mitä tietoja raporttitaulukkoon poimitaan.
Sääntöjoukkojen määrittelystä voit lukea lisää täältä.
Jaetun raportin pääsyoikeudet
Uuden raportin voi luoda käyttäjä, jolla on työajan roolien oikeuksista "kaikki ylemmän tason oikeudet". Peruskäyttäjät eivät kykene luomaan raportin toiminnan määrittäviä sääntöjoukkoja, mutta peruskäyttäjät pääsevät tarkastelemaan jaettuja raportteja sen jälkeen, kun tarpeelliset oikeudet omaava käyttäjä on luonut raportointiin käytettävän sääntöjoukon ja asettanut sen julkaistuksi. Ennen raportin julkaisemista ainoastaan pääkäyttäjät näkevät raportin valikossa. Näin on mahdollista tarkastella raporttia, ennenkuin se asetetaan kaikkien näkyville.
Kun henkilöt ottavat julkaistua raporttia ulos, voivat he valita raporttiin ainoastaan ne henkilöt, joiden tietoja hänellä on oikeus tarkastella. Peruskäyttäjien kohdalla tämä tarkoittaa yleensä ainoastaan käyttäjää itseään sekä hänen mahdollisia alaisiaan.
Vaikka raporttiin valittavat henkilöt onkin rajattu raportin ottajan oikeuksien mukaan, kullekin henkilölle näytettävät tiedot raportilla nojaavat täysin sääntöjoukon määrityksiin. Sääntöjoukoilla voidaan poimia joitain arkaluonteisiakin tietoja (esim. sairaslomiin liittyviä tietoja). Mikäli asiakasympäristössä ei muutoin anneta käyttäjien nähdä tällaisia tietoja toisesta henkilöstä, tulee olla tarkkana, ettei tämän raportin kautta myöskään niitä paljasteta.
Raportin määritys
Muokattuja raportteja pääsee määrittämään Työajan alta kohdasta Hallinta > Muokattavat raportit.
Sivulla näkyy lista olemassaolevista muokattavista raporteista. Lisää napista pääset lisäämään uuden raportin. Raporttitaulussa rivien kohdalta löytyy napit muokata olemassaolevan raportin tietoja (suurennuslasi) sekä poistaa (roskakori) raportti. Raportin kategoria määrittää sen, tuleeko raportti näkyville työtuntien vai projektien alle.
Olemassa olevien raporttien listaus:
Raportin muokkausnäkymä näyttää seuraavalta:
Nimi on raportille annettu nimi, joka näkyy näkymän otsikkona.
Kuvaus On vapaavalintainen raportin toimintaa kuvaava teksti, joka näytetään raporttivalikossa raportin käyttäjälle. Raportin varsinaiseen toimintaan tämä ei vaikuta.
Kategoria Määrittää minkä Neptonin osion alle raportti tulee näkyviin. Tämä vaikuttaa ainoastaan navigointiin, sillä raportin sisältö määräytyy täysin raporttisäännön perusteella.
Sääntö Määrittää logiikan, jolla tietoja poimitaan ja ryhmitellään. Katso erillisistä ohjeista tarkemmat tiedot tämän määrittelemisestä. Kun sääntö on tallennettu, voidaan esikatselu-napista nähdä sen tulokset valitsemalla ajankohta ja kohdehenkilöt. Sarakkeet poimitaan niiden alkuperäisillä nimillä, mikäli kysely ei poimi niitä jollain vaihtoehdoisilla nimillä.
Julkaistu määrittää sen, onko raportti näkyvillä peruskäyttäjille vai vain pääkäyttäjälle.
Raporttinäkymä
Kun ylläpitäjä on lisännyt raportin, se ilmestyy halutun raporttiosion alle käytettäväksi.
Esimerkki Työtunnit > raportit -näkymästä, kun järjestelmään on lisätty 'Testiraportti' niminen muokattu raportti, ja se on asetettu julkaistuksi:
Raportin valitsemisen jälkeen aukeaa aina seuraavanlainen näkymä:
Määritykset-painike näytetään ainoastaan, jos käyttäjällä on oikeus muuttaa raportin määrityksiä.
Kun käyttäjä on valinnut ajanjakson ja käyttäjät ja painanut "luo raportti", käynnistyy uusi raporttiajo. Tässä kohtaa henkilö voi odottaa raportin valmistumista tai poistua sivulta ja palata tarkastelemaan valmistunutta raporttia myöhemmin historianäkymän kautta.
Raporttisuorituksen aloitus voi kestää hetken, jos järjestelmällä on paljon muita tausta-ajoja jo jonossa. tausta-ajoissa voi myös esiintyä ylimääräisiä viiveitä päivitys ja huoltoajankohtina. Näistä ajankohdista voit lukea lisää täältä.
Historialinkistä pääsee katsomaan aiempia raporttiajoja. Sivu näyttää ainoastaa kirjautuneen käyttäjän raportit. Ylläpidolla on mahdollisuus tarkastella käyttäjien ottamia raportteja palvelulokin kautta.
Muokattavaa raporttia on mahdollista katsella suoraan selaimessa tai sen voi ladata excel-tiedostona. Excel tiedoston voi tässä näkymässä lähettää myös sähköpostilla. Raportteja säilytetään järjestelmän sisällä yhtä pitkään kuin palvelulokimerkintöjäkin. Palvelulokista ja sen säilytysajasta voit lukea lisää täältä.
Esimerkki muokatusta raportista
Esimerkkiraportti; halutaan raportti, jossa näkyy tieto siitä, kuinka paljon yhteensä aikaa on leimattu eri tapahtumatyypeillä. Raportin säännöksi asetetaan:
SELECT
concat(ud.firstname, ' ', ud.lastname) as 'käyttäjän nimi',
usd.activitytypename as 'Tapahtumatyyppi',
concat(
printf(
'%02d',
cast(
SUM(amount) / 3600 as int
)
),
':',
printf(
'%02d',
cast(
(
SUM(amount) % 3600
) / 60 as int
)
)
) AS 'Aika'
FROM
usersalarydata as usd
INNER JOIN userdata as ud ON usd.userid = ud.userid
WHERE
compensationType = 'markedTime'
GROUP BY
ud.userId,
usd.activityTypeId
Jolloin generoitu raportti näyttää tältä:
Lisää esimerkkejä muokattavien raporttien sisällöistä ja säännöistä löytyy täältä.