Vuoropohjat ovat tehokas työkalu säännöllisten työvuorojen suunnitteluun. Vuoropohjien avulla voidaan luoda valmiita vuoromalleja, joita voidaan hyödyntää suunnittelunäkymässä vuoroja luotaessa. Vuoropohjat voivat sisältää halutun määrän päiviä ja vuoroja - esimerkiksi koko viikon vuorot tai muutaman päivän vuorot. Kun vuoropohja on kerran luotu ja lisätty toimipisteelle, vuoropohjan sisältämät tiedot voidaan tuoda suoraan suunnittelunäkymään ilman, että vuoroja tarvitsee lisätä manuaalisesti jokaiselle päivälle erikseen. Tämä nopeuttaa huomattavasti toistuvien vuorojen suunnittelua ja vähentää manuaalista työtä. Vuoropohjat löytyvät Vuorosuunnittelu-osiosta Vuorosuunnittelu > Vuoropohjat.
Vuoropohjan luominen
Vuoropohja luodaan Vuorosuunnittelu-osiossa seuraavasti:
1. Avaa Vuorosuunnittelu > Vuoropohjat.
2. Valitse Lisää ja luo uusi vuoropohja.
3. Anna vuoropohjalle nimi. Nimi auttaa tunnistamaan vuoropohjan.
4. Lisää tarvittaessa kuvaus, vuorotiedot ja suunnittelijan tiedot. Kuvaus ei ole pakollinen, mutta se helpottaa vuoropohjan tunnistamista ja käyttötarkoituksen ymmärtämistä. Vuorotiedot-kenttään lisätty tieto näkyy työntekijälle Työaikakalenterissa. Suunnittelijan tiedot -kenttään lisätty tieto näkyy vain vuorosuunnittelun suunnittelunäkymässä.
5. Lisää tarvittava määrä vuoroja valitsemalla Lisää vuoro ja tarvittava määrä päiviä valitsemalla Lisää päivä. Täydennä vuorojen tiedot. Päivien järjestystä voi muuttaa nuolipainikkeilla. Päiviä voi myös jättää tyhjiksi, esimerkiksi vapaapäivien, kuten viikonloppujen, kuvaamiseen. Tyhjälle päivälle ei lisätä vuoroja.
6. Täytä vuorolle seuraavat tiedot:
- Lyhenne: Vuoron lyhenne, joka näkyy suunnittelunäkymässä. Tiedon lisääminen ei ole pakollista.
- Vuorotiedot: Vuoron julkinen tieto, joka näkyy sekä suunnittelunäkymässä että työntekijän kalenterinäkymässä. Tiedon lisääminen ei ole pakollista.
- Vuorotiedot suunnittelijalle: Tieto näkyy vain suunnittelunäkymässä. Tiedon lisääminen ei ole pakollista.
- Määrä: Kuinka monta kappaletta kyseistä vuoroa tuodaan vuoropohjalla.
- Tapahtumatyyppi: Tapahtumatyyppi, joka kuvastaa suunniteltua vuoroa.
- Alku: Vuoron aloitusaika.
- Loppu: Vuoron lopetusaika.
- Peruutuksen määräaika: Määrä päiviä ennen vuoron alkua, jolloin peruutus on tehtävä. Esimerkiksi arvo 7 tarkoittaa, että peruutus on tehtävä vähintään 7 päivää etukäteen. Tiedon lisääminen ei ole pakollista.
- Aika: Kellonaika, johon mennessä vuoro on peruutettava viimeistään peruutuksen määräpäivänä. Tiedon lisääminen ei ole pakollista.
- Tehtävät: Vuorolle lisättävät tehtävät. Tiedon lisääminen ei ole pakollista.
7. Tallenna vuoropohja, kun kaikki tiedot on täytetty.
Esimerkki 1 - Vuoropohja yhden viikon vuoroilla
Tässä esimerkissä vuoropohjalla on suunniteltu yhden viikon suunnittelujakso, missä suunnittelujakson jokaisella päivällä on vuoroja.
Esimerkki 2 - Vuoropohja yhden viikon vuoroilla, työviikko alkaa sunnuntaina
Tässä esimerkissä vuoropohjalla on suunniteltu yhden viikon suunnittelujakso, missä työviikko alkaa sunnuntaina kello 22:00.
Esimerkki 3 - Vuoropohja kahden viikon vuoroilla
Tässä esimerkissä vuoropohjalla on suunniteltu kahden viikon suunnittelujakso, missä viikonloput ovat vapaana.
Vuoropohjan lisääminen toimipisteelle
Vuoropohjan voi lisätä toimipisteelle kahdella eri tavalla:
Vuoropohjan luonnin yhteydessä
Vuoropohja voidaan lisätä toimipisteelle suoraan sen luonnin yhteydessä. Tämä edellyttää, että vuorosuunnittelijalle on annettu oikeus vuorosuunnitteluun käyttöoikeusryhmän kautta.
Kun vuorosuunnittelijalla on oikeus toimipisteen lisäämiseen, vuoropohjan tiedoissa näkyy Toimipiste-kohta. Toimipisteitä voi hakea nimellä tai valita avautuvasta valikosta, josta näkyy toimipistehierarkia. Vuoropohja voidaan lisätä joko päätoimipisteelle, jolloin se on käytettävissä myös alatoimipisteillä, tai suoraan halutuille alatoimipisteille.
Vuorosuunnittelun Toimipisteet-sivulla
Jos vuoropohjaa ei ole liitetty toimipisteelle sen luonnin yhteydessä, sen voi tehdä seuraavasti vuorosuunnittelun Toimipisteet-sivulla:
1. Valitse Vuorosuunnittelu -> Toimipisteet.
2. Valitse haluamasi toimipiste (suunnittelutaso) alasvetovalikosta.
3. Valitse Suunnittelutason vuoropohjat.
4. Lisää työvuoro toimipisteelle valitsemalla Lisää.
Vuoropohjan muokkaus ja poistaminen
Vuoropohjan tietoja muokataan kohdassa Vuorosuunnittelu > Vuoropohjat. Avaa haluamasi vuoropohja suurennuslasikuvakkeesta. Muokkaa tarvittavat tiedot tai lisää uusia vuoroja ja päiviä vuoropohjaan. Tallenna muutokset lopuksi.
Poista vuoropohja oikean yläkulman Poista-painikkeesta. Palvelu kysyy vahvistuksen ennen poistoa. Poisto on pysyvä, eikä vuoropohjaa voi palauttaa.
Vuoropohjan käyttäminen
Voit hyödyntää vuoropohjia suunnittelunäkymässä vuoroja suunnitellessa. Tarkemman kuvauksen vuorojen luomiseen löydät täältä.