Osa-aikaisuus voidaan määrittää käyttämällä työaikaprosenttia tai luomalla uusi osa-aikaisen asetusryhmä.
Lyhennettyä päivää tekevät osa-aikaiset
Lyhennetty päivä tarkoittaa sellaista osa-aikaisuuden muotoa, jossa henkilö työskentelee samoina työpäivinä kuin työskentelisi kokoaikaisena, mutta tekee lyhyempiä työpäiviä.
Lyhennettyä päivää tekeville osa-aikaisille asetetaan tieto työaikaprosentista käyttämällä voimassaolotoimintoa. Tyhjä kenttä tulkitaan 100 % arvona.
Kun työaikaprosentti on käytössä, laskee Nepton automaattisesti prosentin mukaisen vuorokautisen sekä viikoittaisen työajan asetusryhmän määritysten mukaan. Työaika lasketaan jakautuvan tasaisesti viikon työpäiville.
Poissaoloa sekä miinus ja plus -saldoa verrataan henkilön lyhennettyyn päivään ja korvataan henkilön työaikaprosenttiin suhteutettuna. Poissaolojen ja saldotuntien käsittely lyhennettyä päivää tekevillä on automaattista.
Epäsäännöllistä lyhennettyä viikkoa tekevät osa-aikaiset
Epäsäännöllinen lyhennetty viikko tarkoittaa, että henkilö työskentelee vain osan niistä työpäivistä, jotka hän työskentelisi ollessaan kokoaikainen. Epäsäännöllisessä viikossa työpäiviä ei ole ennalta sovittu, tai sovitut päivät vaihtelevat viikoittain.
Työaika on mahdollista määrittää Neptonissa kahdella eri tavalla:
- Epäsäännöllistä lyhennettyä viikkoa tekeville osa-aikaisille asetetaan tieto työaikaprosentista, käyttämällä voimassaolotoimintoa. Kirjattua poissaoloa tai saldoa verrataan henkilön lyhennettyyn päivään ja korvataan henkilön työaikaprosentin mukaan. Viikon lopuksi korvattava poissaolon ja saldon määrä on oikein, jos työaikaprosentilla laskettu työviikon pituus on täyttynyt tai sitä ei ole ylitetty.
Jos henkilö on poissa kokonaisen viikon, laskee Nepton koko viikolta miinussaldoa. Jos henkilö tekee seuraavalla viikolla kaksinkertaisen viikkotyömäärään, nollautuu edellisen viikon miinussaldot ja saldo tasaantuu.
Esimerkin henkilö tekee epäsäännöllistä 20 tuntista työviikkoa. Työaikaprosentin määrityksen mukaan Työpäivän pituus on 1 tunti 30 minuuttia ja Työviikon pituus 7 tuntia 30 minuuttia. Saldo on viikon alussa 0 minuuttia.
- Maanantaina kirjattu työtapahtuma on 08:00-10:30 -> työaika sisältäen poissaolot 02:00 -> työpäivän pituus 1 tunti 30 minuuttia -> saldoon lisätään 30 minuuttia.
- Tiistaina poissa -> työpäivän pituus 1 tunti 30 minuuttia -> Saldosta vähennetään 1 tunti 30minuuttia -> kokonaissaldo -1 tunti 30 minuuttia.
- Keskiviikkona 08:00-10:30 -> työaika sisältäen poissaolot 02:00 -> työpäivän pituus 1 tunti 30 minuuttia -> saldoon lisätään 30 minuuttia -> kokonaissaldo -1 tunti.
- Torstaina poissa -> työpäivän pituus 1 tunti 30 minuuttia -> Saldosta vähennetään 1 tunti 30minuuttia -> kokonaissaldo -2 tuntia 30 minuuttia.
- Perjantaina 08:00-12:30 -> työaika sisältäen poissaolot 04:00 -> työpäivän pituus 1 tunti 30 minuuttia -> saldoon lisätään 2 tuntia 30 minuuttia -> kokonaissaldo 0 minuuttia.
-> Viikon lopuksi saldo tasaantuu nollaan.
- Epäsäännöllistä lyhennettyä viikkoa tekeville osa-aikaisille voidaan vaihtoehtoisesti luoda oma asetusryhmänsä. Asetusryhmään määritellään henkilön työpäivien pituudet ja työviikon pituus, tällöin henkilön työaikaprosenttia ei muuteta.
Joka päivän pituudeksi määritellään sama pituus. Jotta työaikakalenteri osaa tulkita poissaolopäivän oikein niin, ettei henkilö saa siitä miinussaldoa, tulee lisäksi määrittää tapahtumatyyppi "Poissaolo" oletetuksi tapahtumatyypiksi. Tällöin tyhjille päiville tulee automaattisesti poissaolo-tapahtumatyyppi kuittaamaan kyseisen päivän työvelvoite.
Toisinaan voi olla tarve määrittää epäsäännöllistä lyhennettyä viikkoa tekeville osa-aikaisille voimaan asetus, joka vähentää vajaaksi jääneen työviikon toteutuneen ja työviikon säännöllisen työajan erotuksen saldosta. Alla esimerkki tilanteesta, jossa tällainen tulkinta voi olla tarpeellinen.
- Henkilön on tarkoitus työskennellä kolmena päivänä viikossa 7,5h ja siten viikossa 22,5h (60% työaika)
- Henkilölle muodostuu tämän toteutuksen mukaisesti kahdelle vapaapäivälle oletettuna tapahtumatyyppinä "Poissaolo", joiden myötä saldo ei ko. päiviltä vähene
- Henkilö työskenteleekin vain kahtena päivänä (toteutunut työaika 15h) ja myös kolmannelle vapaapäivälle muodostuu saldomiinuksen estävä oletettu tapahtumatyyppi "Poissaolo"
- Henkilölle ei täten muodostu ko. viikolta saldomiinusta vaikka toteutunut työ 15h jää yhden työpäivän verran 7,5h vajaaksi viikon säännöllisestä työajasta 22,5h
Mikäli henkilölle tulisi muodostua viikottaisen säännöllisen työajan täyttymättä jäämisen vuoksi yhden työpäivän verran saldomiinusta, asetus "Täytä työviikon tunnit saldosta työviikon viimeisenä päivänä" mahdollistaa yhden tekemättä jääneen työpäivän miinustamisen viikon päätteeksi saldosta. Asetus löytyy asetusryhmän asetuksista Työtunnit -> Kertymät ja ylityötunnit -> Saldo:
Jos muutoksia tehdään takautuvasti, ei henkilön tapahtumat ja kertymien kokonaisarvot välttämättä ole muutoksen jälkeen ajan tasalla työaikakalenterissa. Tästä saattaa hälyttää henkilön kalenterissa huomiokolmio. Takautuvassa asetusmuutoksessa huomioitavista toimenpiteistä on kerrottu tarkemmin ohjeessa: Takautuva asetusmuutos ja kertymän arvon uudelleenlasketus.
Säännöllistä lyhennettyä viikkoa tekevät osa-aikaiset
Säännöllinen lyhennetty viikko tarkoittaa, että henkilö työskentelee vain osan niistä työpäivistä, jotka hän työskentelisi ollessaan kokoaikainen. Säännöllisessä viikossa työpäivät ovat ennalta sovittu, eli henkilöllä on sovittu työrytmi.
Säännöllistä lyhennettyä työviikkoa tekeville osa-aikaisille luodaan oma asetusryhmänsä. Asetusryhmässä määritelty työpäivien pituudet ja työviikon pituus ovat laskennan perusteena, kun käsitellään säännöllistä työaikaa, poissaoloja tai arkipyhiä. Luodessa asetusryhmää, se asetetaan alaryhmäksi sille ryhmälle, josta muiden asetusten halutaan periytyvän uudelle asetusryhmälle. Asetusryhmälle määritellään:
- Työpäivän pituudet määritellään sovitun pituisiksi ja päivät, jotka eivät ole työpäiviä, määritellään 0 minuutin mittaiseksi.
- Työviikon pituus määritellään osa-aikaisuuden mukaiseksi.
Henkilön työaika kun vuorosuunnittelu on käytössä
Henkilön työvelvoite voi muodostua myös vuorosuunnitelmasta. Tällöin ei tehdä uutta asetusryhmää, vaan julkaistu vuorolista on poissaolo- ja työpäivien laskennan perusteena. Määrittelemällä työsuhdeosiosta henkilön viikoittaisen työajan minimi- ja maksimivelvoitteet, määritellään kuinka monta tuntia henkilö voi tehdä töitä viikossa. Minimi- ja maksimivelvoitteita voidaan käyttää työvuorosuunnittelussa tavoitelukuina tukemaan suunnittelua.