Tämä artikkeli käsittelee yksittäisen henkilötietoja sisältävän tiedoston tuontia Nepton-palveluun. Lisätietoja eri tavoista tuoda henkilötietoja sekä teknisiä yksityiskohtia löytyy täältä.
Pääsy toimintoon
Henkilötietoja voidaan valita tuotaviksi manuaalisesti Neptoniin työsuhdeosion kautta. Jos sinulla on yksittäinen tiedosto, jossa on henkilötietoja tuetussa muodossa, voit valita sen tuotavaksi kohdasta Työsuhde -> Henkilöt -> Tuo henkilöitä.
Ensimmäisellä näytöllä näytetään tiedostonvalintaruutu:
Voit raahata tiedoston laitteesi resurssienhallinnan avulla (näkymä riippuu laitteesi käyttöjärjestelmästä):
Voit vaihtoehtoisesti napsauttaa Valitse tiedosto -painiketta ja avata tiedoston laitteeltasi (näkymä riippuu laitteesi käyttöjärjestelmästä):
Tiedoston nimi näytetään valintasi jälkeen:
Jos valitsit väärän tiedoston, voit poistaa valintasi napsauttamalla tiedostonimen viereistä Poista-kuvaketta. Voit sen jälkeen valita oikean tiedoston. Vaihtoehtoisesti voit vain valita suoraan uuden tiedoston poistamatta edellistä. Tällöin edellistä valittua tiedostoa ei tuoda - vain yksi tiedosto voidaan tuoda kerrallaan.
Valittuasi tiedoston sinun on annettava tarkempia tietoja, joita palvelu tarvitsee tulkitakseen tiedot oikein:
Valitse merkistökoodaus
Merkistökoodauksen valinta näytetään vain, kun tuotava tiedosto on CSV-muotoinen. Tämä valinta määrittelee merkistön, jota käytetään tuotavassa tiedostossa. Mahdolliset valinnat ovat:
- UTF-8
- ISO-8859-1
UTF-8 on tapa koodata Unicode-merkistöä, ISO-8859-1 on rajattu yleisiin eurooppalaisissa kielissä käytettyihin merkkeihin. Yleisesti ottaen sen ohjelman tai palvelun, jolla tuotat tiedoston, tulisi antaa tarvittavat tiedot merkistökoodauksesta. Jos valitset virheellisen tiedostomuodon, tarkkeet latinalaisten aakkosten yhteydessä (kuten suomen ä- ja ö-kirjaimissa) tai ei-latinalaisten aakkosten merkit näkyvät todennäköisesti väärin.
Henkilötuonnin tyyppi
Henkilötuonnin tyyppi määrittelee tavan, jolla tiedoston sisältö tulkitaan Neptonissa. Yleisesti ottaen Nepton suosittelee käyttämään oletustuontityyppiä. Se tukee laajinta mahdollista joukkoa Neptonin henkilötietokentistä. Lisätietoja käytettävissä olevista kentistä oletustuontityypille löytyy täältä. Muut tyypit ovat tiettyjen ulkoisten järjestelmien liittymiä tai muita erityistarkoituksia varten. Katso alta kunkin tyypin kohdalta linkitettyjä sivuja saadaksesi lisätietoja. Kaikki mahdolliset valinnat ovat:
- Oletus
- Jatka työsopimusten päiväyksiä
- Kieku (uudet tilit)
- Kieku (työaikasäännöt)
- Mepco
- SAP
- SAP SuccessFactors
- Sympa
- Sympa HR Integraatio API
Valittuasi henkilötuonnin tyypin Nepton-palvelu tekee automaattisesti alustavan analyysin tuontitiedostosta ja näyttää sen tulokset valintojen alapuolella. Voit analysoinnista huolimatta vaihtaa seuraavassa kohdassa tyhjien kenttien käsittelytapaa.
Tyhjät arvot tuontitiedostossa
Oletusarvoisesti manuaalisessa henkilötuonnissa tyhjät kentät tuontitiedostossa eivät muuta olemassa olevien kenttien arvoja. Tätä valintaa käyttämällä kaikki olemassa olevat arvot henkilöille Nepton-palvelussa säilytetään kaikille kentille, joille on annettu tyhjä arvo tuontitiedostossa.
Valitsemalla vaihtoehdon "Olemassaolevat kenttien arvot poistetaan (tarkka)" voit pakottaa olemassa olevien arvojen poistamisen Nepton-palvelusta henkilöiltä, joille tuodaan tyhjiä arvoja kyseisille kentille.
Alustava analyysi
Valittuasi henkilötuonnin tyypin Nepton-palvelu tekee automaattisesti alustavan analyysin tuontitiedostosta ja näyttää sen tulokset valintojen alapuolella:
Jos tuontitiedoston yhdessä tai useammassa kentässä on erityisiä ongelmia, näistä esitetään samassa kohdassa varoitukset keltaisella värillä. Esimerkki:
Nämä varoitukset merkitsevät sitä, ettei joidenkin kenttien arvoja voida tuoda Neptoniin kyseistä tiedostoa käyttämällä. Jos kuitenkaan mitään tietoa yhdestä tai useammasta henkilöstä ei voida tuoda, virheilmoitukset näytetään punaisella värillä. Esimerkki:
Tuonnin aloittaminen
Kun olet tarkastanut alustavan analyysin ja hyväksyt sen tulokset - ja tiedostossa on ainakin jotakin tuotavaa, voit aloittaa tuonnin käyttämällä Tuo henkilöt -painiketta:
Jos valitsit vaihtoehdon, että tyhjät arvot poistavat olemassa olevat arvot kentistä, sinun pitää vahvistaa valintasi Tuo henkilöt -painikkeen valinnan jälkeen.
Valittuasi Vahvista valinta -toiminnon, tiedoston sisältö tuodaan Neptoniin. Jos valitset Peru tuonti
-valinnan, voit vielä muuttaa valintojasi.
Tulokset
Tuontioperaation valmistuttua näytetään tulokset jokaisesta tuodusta rivistä:
Jos tuonnissa oli ongelmia, mutta ainakin jotain tietoa on tuotu onnistuneesti, varoitukset näytetään keltaisella:
Jos mitään tietoa yhdelle tai useammalle henkilölle ei voitu tuoda, virheilmoitukset näytetään punaisella:
Esimerkkejä
Esimiestiedon massatuonti
Yksityiskohtaiset ohjeet esimiestiedon tuomiseksi taulukkolaskentaohjelman avulla löytyy täältä.
Lisää vain uusia henkilöitä pakollisilla tiedoilla
Esimerkki CSV-tiedostosta, jolla tuodaan alustavat pakolliset tiedot uusille järjestelmään lisättäville henkilöille:
Etunimi;Sukunimi;Palvelun käyttökieli;Rooli
Hope;Hopeful;English;Työntekijä
Dana;Dannerø;Danish;Esimies
Matti;Meikäläinen;Finnish;Työntekijä
Wojciech;Kozłowski;Polish;Työntekijä
Sven;Svensson;Swedish;Työntekijä
Ülle;Võsu;Estonian;Työntekijä
Koska käyttäjätunnusta tai henkilönumeroa ei kumpaakaan ollut annettu, yllä oleva lisää aina henkilöt uusina Neptoniin, vaikka henkilöitä samankaltaisilla tiedoilla olisi aiemmin tallennettu järjestelmään.
Päivitä työajan asetusryhmäkoodit luetelluille henkilöille
Esimerkki Excel-tiedostosta, jolla päivitetään uudet työajan asetusryhmäkoodit ryhmälle henkilöitä lueteltuina heidän henkilönumeroidensa mukaan:
Yllä oleva etsii Neptoniin tallennettuja henkilöitä henkilönumeroilla 101, 104, 106, 147 ja 159 ja päivittää löytyneille henkilöille työajan asetusryhmäkoodiksi C100. Koska kaikkia pakollisia tietoja ei ole annettu, yhtään uutta henkilöä ei lisätä, jos henkilöä annetulla henkilönumerolla ei löydy.
Tuo tyhjiä arvoja
Esimerkki tyhjien arvojen tuomisesta CSV-muodossa. Henkilöt tunnistetaan annetulla käyttäjätunnuksella. Kenttä Hallinnon lisätieto on annettu tyhjänä:
Käyttäjätunnus;Henkilönumero;Hallinnon lisätieto;Rooli
Hope Hopeful;101;;Työntekijä
Dana Dannerø;102;;Esimies
Matti Meikäläinen;104;;Työntekijä
Wojciech Kozłowski;106;;Työntekijä
Sven Svensson;147;Sven;;Työntekijä
Ülle Võsu;159;Ülle;Võsu;;Työntekijä
Øyvind Thorsen;168;;Esimies
Jos tämä tiedosto on tuotu oletusvalinnalla "Olemassaolevia kenttien arvoja ei muuteta (turvallisin)", ennestään olemassa olevat hallinnon lisätiedot löytyvät silti tuonnin jälkeen Neptonista. Jos kuitenkin Hallinnon lisätieto -kenttä on tyhjennettävä näille henkilöille, valinta "Olemassaolevat kenttien arvot poistetaan (tarkka)" on valittava tuontivalinnoissa.