Kun uusi henkilö lisätään henkilötietolomakkeella Lisää henkilö -toiminnon kautta, tiettyjen tietojen on oltava täytettynä, jotta henkilö tiedot voidaan tallentaa. Kentillä voi olla useita eri arvoja eri aikaväleille (ks. Henkilön tietokentän arvon voimassaolo), mutta kaikille aikaväleille on oltava arvot. Nämä pakolliset kentät ovat:
- Etunimi
- Sukunimi
- Salasana
- Rooli
- Palvelun käyttökieli
- Käyttäjätunnus
Henkilötuonnissa säännöt pakollisille kentille ovat erilaiset, katso artikkeli: Pakolliset kentät henkilöiden tuonnissa.
Pakolliset kentät henkilön lisätietokenttinä
Kun henkilön lisätietokenttiä lisätään Työsuhde-osion hallintatoiminnoissa (ks. Henkilön lisätietokenttien hallinta), kentät voidaan merkitä pakollisiksi kaikille tai osalle henkilörooleista. Jos henkilöllä on rooli, jolle vaaditaan tietyn kentän olevan määriteltynä, sillä on oltava nykyiset arvot sekä arvot menneisyydelle ja tulevaisuudelle lisättäessä henkilötietoja henkilölomakkeella aivan kuten aina pakollisilla kentilläkin.
Myös henkilöiden tuonnissa pakollisilla henkilön lisätietokentillä on oltava nykyiset arvot ja arvot menneisyydelle ja tulevaisuudelle. Jos kuitenkin henkilön pakollisilta lisätietokentiltä puuttuu arvoja henkilötuonnissa, henkilötiedot voidaan kuitenkin tuoda puuttuvista tiedoista huolimatta. Manuaalisessa henkilötuonnissa näytetään asiasta varoitus ja automatisoiduissa henkilötietojen tuonneissa varoitusviesti kirjataan palvelulokiin.