Work shift planning - General information

Vuorosuunnittelunäkymässä suunnitellaan vuorot sekä vuorotarpeet. Vuorotarpeet tarkoittavat vuoroja, joille ei ole määritetty vielä vuoron tekijää. Vuorosuunnittelunäkymässä tehty suunnitelma julkaistaan erikseen, jonka jälkeen vuorot sekä mahdolliset vuorotarpeet tulevat näkyviin työntekijöille. Vuorotarpeet ovat julkaisun jälkeen työntekijöiden varattavissa.

Näkymän käyttö

Yleistä näkymästä

Vuorosuunnittelunäkymän käyttöönotto vaatia muutamia toimenpiteitä, joiden jälkeen vuoroja voidaan suunnitella. Huomaa että:

• Jotta henkilö näkyy suunnittelunäkymässä
  • Henkilöllä tulee olla voimassa oleva työsopimus suunniteltavalla aikavälillä
  • Henkilön tulee kuulua yksikköön, jolle suunnitelma tehdään
  • Henkilön tulee kuulua jollekin toimipisteelle

Suunnittelunäkymä toimipisteittäin sekä henkilöittäin

Vuorosuunnittelu-näkymä on jaettu kahteen osaan:

• Suunnittelunäkymä toimipisteittäin
  • Suunnittelu lisäämällä vuoroja toimipisteelle
  • Näyttää vuorot selkeästi toimipisteen näkökulmasta
• Suunnittelunäkymä resursseittain
  • Suunnittelu lisäämällä vuoroja henkilöille
  • Näyttää vuorot selkeästi henkilön näkökulmasta

Suunnittelunäkymästä on helppo varmistaa, että suunnitelma toimii toimipisteen ja henkilön näkökulmasta.

Vuorosuunnittelunäkymän työkalut

Vuorosuunnittelunäkymän yläosassa on suunnittelua helpottavia työkaluja:

• Päivitä
  • Päivittää suunnittelunäkymän. Näin voidaan varmistaa, että henkilöiden viimeisimmät tiedot (esim. sairauslomat) ovat näkymässä.
• Näkymän asetukset
  • Rajaa ja määritä mitä suunnittelunäkymässä näet
  • Katso tarkemmat kuvaukset sivulla alempana
• Massatoiminnot
  
  • • Mahdollisuus kohdistaa toimenpiteitä usealle vuorolle yhdellä kertaa. Lisää massatoiminnoista täällä.

• Työkalut
  • Suunnittelua avustavat toiminteet, kuten vuorojen jako henkilöille automaattisesti.

• Julkaise
  • Vuorojen julkaisu ja niistä kommunikointi. Lue lisää artikkeleista vuorojen julkaiseminen ja vuorotarpeiden julkaiseminen.
• Selite
  
  • Näyttää vuoroja kuvaavien solujen eri värien ja tyylien merkityksen.
    • Osittain valittu: useasta samanlaisesta vuorotarpeesta on valittu vain osa.
    • Työajasta tai toisesta yksiköstä: Esim. henkilön työaikakalenteriin merkitty sairausloma tai henkilölle toisessa yksikössä merkitty vuoro.
      
      
      
• Kokoruututila
  • Laajentaa suunnittelunäkymän koko ruudulle ja helpottaa täten kokonaiskuvan muodostamista.

Näkymän asetukset

Rajaukset

Rajausten avulla rajaat näkymässä näkyvää tietoa.

• Toimipiste
  • Asettamalla toimipisterajauksen
    • Ylemmässä toimipistenäkymässä näkyy vain valitsemasi toimipiste sekä sen alla olevat toimipisteet
    • Alemmassa henkilönäkymässä näkyy vain henkilöt, jotka ovat liitettyinä valitsemaasi toimipisteeseen tai sen alla oleviin toimipisteisiin
• Henkilölista
  • Henkilölistan valinta rajaa alemman henkilönäkymän henkilöt henkilölistan henkilöihin
  • Rajaus ei vaikuta ylempään toimipistenäkymään
• Ensisijaiset esimiehet
  • Ensisijaisen esimiehen valinta rajaa alemman henkilönäkymän henkilöt niihin henkilöihin, joiden ensisijainen esimies on valittu esimies
  • Rajaus ei vaikuta ylempään toimipistenäkymään
• Henkilöt
  • Henkilöt valinta rajaa alemman henkilönäkymän henkilöt valittuihin henkilöihin
  • Rajaus ei vaikuta ylempään toimipistenäkymään
• Tehtävät
  • Tehtävän valinta rajaa niin ylemmän toimipistenäkymän kuin alemman henkilönäkymän vuorot ja tarpeet niihin joihin on liitetty valittu tehtävä

Muut suunnitellut tapahtumat

Vuorosuunnittelussa näytetään myös muita henkilöiden työaikakalenteriin etukäteen merkittyjä tapahtumia, joilla voi olla vaikutusta vuorosuunnitteluun. Tällaisia tapahtumia voivat olla esimerkiksi vuosilomat, pitkään jatkuvat sairauslomat, koulutukset tai kalenteriin lisätyt huomautukset. Vuorosuunnittelussa näytettävät tapahtumatyypit määritellään tapahtumatyyppien asetuksissa. Kaikki poissaolotyypit näytetään tekstillä "Poissaolo", muilta valituilta tapahtumatyypeiltä näytetään tapahtumatyypin nimi. Tapahtumiin kirjatut huomautukset näytetään näkymässä, jos näkymän asetuksissa on valittu näytettäväksi "Julkinen tieto". Huomautuksia ei kuitenkaan näytetä julkisena tietona valituilta poissaolotyyppien eikä terveydenhoito-, luottamusmiestyö- tai työsuojelutyö-tyyppien tapahtumilta.

Esimerkkejä

Suunnittelunäkymä toimipisteittäin

Esimerkissä suunnittelunäkymä on rajattu toimipisteeseen Leppävaara ja aikaväliksi on valittu 09.01 - 15.01.2023. Suunnitelman tuntimäärä on yhteensä 45:00 tuntia:

- 5 tuntia jaettu vuoropohjan avulla koko toimipisteelle (Ke 11.1).

- 32 tuntia on määritetty resurssille, joka kuuluu toimipisteeseen. Esimerkki, Emmi.

- 8 tuntia on määritetty resurssille, joka kuuluu toimipisteeseen. Esimerkki, Erkki.

Vuoroihin ja vuorotarpeisiin liittyvät yksityiskohdat ja toiminteet saa näkyviin klikkaamalla hiiren oikeaa nappia vuoron tai vuorotarpeen päällä.

Suunnittelunäkymä henkilöittäin

Suunnittelunäkymä henkilöittäin esittää saman aikavälin henkilöittäin. Näkymä-sarakkeessa on kaksi summaa, joista toinen on vuorosuunnittelun työtavoitteen summa ja toinen on työtuntien summa. Lisätietoa saa klikkaamalla numeroita.  

Esimerkissä Emmin ja Erkin vuorosuunnittelun viikoittaisten tuntien asetuksissa on määritetty arvot MIN 10 ja MAX 25. Lisätietoa vuorosuunnittelun viikoittaisista tunneista täällä.

Yllä olevassa suunnittelunäkymässä Emmin tunnit ovat ylittäneet viikon maksimiarvon 7 tunnilla ja Erkki puolestaan on vielä 2 tuntia jäljessä viikon minimiarvosta.

 Vuorosuunnittelun esimerkkivideo

- Miten määritellään vuorosuunnittelun MAX ja MIN viikoittaiset tunnit
- Missä määritellään vuorosuunnittelun pyhäpäivän pituus
- Miten asetukset vaikuttavat laskentaan