Kun käytetään vuorokalentereita, on tärkeää määrittää selkeästi, kenellä on oikeus suunnitella ja tehdä muutoksia vuorokalentereihin sekä vuorosuunnittelun suunnittelunäkymässä. Suunnitteluoikeudet tulee antaa henkilöille, jotka vastaavat vuorojen suunnittelusta vuorokalenterissa ja ylläpidosta suunnittelunäkymässä. Yleisimmät roolit, mitä käytetään ovat Esimies ja Yksikön johtaja. Tässä artikkelissa keskitytään näihin kahteen rooliin. Tarkempi kuvaus muista rooleista ja roolien oikeuksista on kuvattu tässä artikkelissa.
Yksikön johtaja -rooli
Yksikön johtaja -roolilla on hyvin kattavat oikeudet siinä yksikössä, johon hänet on liitetty. Yksikön johtaja näkee sen yksikön vuorokalenterit sekä vuorot, johon hänet on liitetty. Hän myös pääsee suunnittelemaan uusia vuorokalentereita omassa yksikössään. Yksikön johtaja voi suunnitella ja julkaista vuoroja kaikille yksikön vuorokalentereiden henkilöille Vuorokalenterit -sivulla sekä suunnittelunäkymässä.
Esimies -rooli
Esimies -roolilla on rajatummat oikeudet kuin mitä Yksikön johtaja -roolilla on. Esimies näkee Vuorokalenterit -sivulla ne vuorokalenterit, mihin hänet on lisätty suunnittelutason henkilöksi. Esimies pääsee muokkaamaan sekä luomaan uuden vuorokalenterijakson sille vuorokalenterille, mihin hänet on lisätty suunnittelutason henkilöksi, mutta täysin uusia vuorokalentereita esimies ei pääse luomaan. Esimies näkee suunnittelunäkymässä kaikki yksikön alla olevat vuorokalenterit, mutta vuoromuutoksia näille esimies ei pääse tekemään. Jotta henkilö, jolla on Esimies-rooli, voi tehdä vuoromuutoksia suunnittelunäkymässä, hänet on lisättävä niiden vuorokalenterien (toimipisteiden) suunnittelutason henkilöksi, joissa hänen tarvitsee vuoromuutoksia tehdä. Tässä artikkelissa on kuvattu kuinka henkilö lisätään suunnittelutason henkilöksi.
Sijaisuus
Henkilölle voidaan määrittää sijainen esimerkiksi silloin, kun esihenkilö jää vuosilomalle. Tarkempi ohje sijaisuuden määrittämisestä löytyy tästä artikkelista. Sijainen ei saa samaa näkyvyyttä vuorosuunnitteluun tai vuorokalentereihin kuin mitä sijaistettavalla henkilöllä on. Sijaiselle on määritettävä vastaavalla tavalla näkyvyys vuorosuunnitteluun, kuin mitä sijaistettavalle henkilölle on annettu. Tässä artikkelissa on kuvattu tarkemmin kuinka henkilölle annetaan oikeus suunnitella vuoroja.
Taulukossa on esitetty yleisimmät tilanteet ja ohjeet siitä, miten Esimies-rooli ja sijaisuus toimii vuorokalenterien yhteydessä.
| Kuvaus | Suunnittelutason henkilö | Resursoitavissa suunnittelutasolle | Alaisten määrittäminen |
| Henkilöllä on määritetty alaisia ja henkilö kuuluu samaan vuorokalenteriin kuin alaiset. | Kyllä | Kyllä | |
| Henkilöllä on määritetty alaisia, mutta hänellä ei ole vuororyhmää. | Kyllä | Ei | |
| Henkilö toimii sijaisena, mutta hänellä ei ole vuororyhmää määritelty eikä omia alaisia. | Kyllä | Ei | Kyllä, sijaiselle määritetään ne alaiset, jotka hänen tulee nähdä |
| Henkilölle on määritetty omia alaisia ja hän sijaistaa toista henkilöä, jolla on eri alaiset kuin hänellä itsellään. | Kyllä | Ei | Kyllä, sijaiselle määritetään ne alaiset, jotka hänen tulee nähdä. |