Vuosilomalaskennan periaatteet
Palvelun raportit sekä vuosiloman kirjaaminen esittävät jäljellä olevan vuosilomasaldon. Kuluvan lomavuoden lomaoikeus on se lomasaldon arvo, joka on voimassa lomakauden päättyessä (31. maaliskuuta). Vuosilomia asettaessa ja muuttaessa on tärkeää ymmärtää, että ensin on lomanansaitsemisvuosi huhtikuu-maaliskuu, ja vasta sen jälkeinen lomavuosi (huhti-maaliskuu) on aika, jolloin edellisvuonna ansaitut vuosilomat käytetään. Vuosilomia asettaessa tulee aina olla tarkkana, että ansaitut päivät merkataan oikealle lomavuodelle, jotta ne ovat käytettävissä oikeana ajankohtana.
Vuosilomakertymien asettaminen
Kun vuosilomalaskenta määritellään palvelun käyttöönoton yhteydessä, tulee palveluun kertoa ne ansaitut lomaoikeudet, jotka ovat kertyneet ajalta ennen työaikatapahtumien kirjaamista edellisenä sekä kuluvana lomavuonna. Esimerkiksi jos Nepton otetaan käyttöön 1.6.:
- henkilön edellisen lomavuoden käyttämätön lomaoikeus tulee asettaa päättyneen lomavuoden maaliskuulle. Tällöin henkilöllä on oikea määrä kertynyttä lomaa 31. maaliskuuta, jota käytetään kuluvan lomavuoden lomaoikeutena.
- Sen lisäksi tehdään toinen vienti huhtikuulle, johon sisältyy huhtikuun ja toukokuun aikana ansaitut lomat ennen Neptonin käyttöönottoa. Kun käyttö alkaa kesäkuussa, kertyy lomaa henkilöille siitä päivästä alkaen määritysten mukaan. Näin tämän lomavuoden lopussa on henkilö ansainnut oikean määrän lomia jokaiselta kuukaudelta, mukaanlukien ensimmäiset 2kk jolloin Nepton ei ollut vielä käytössä.
Jos vuosiloman ansainnan laskenta otetaan käyttöön Neptonissa vasta myöhemmin kuin käyttöönoton yhteydessä, suosittelemme selkeyden vuoksi ottamaan laskennan käyttöön vuosilomavuoden alusta, eli huhtikuusta. Mikäli ansainta kuitenkin otetaan käyttöön kesken lomavuoden, tulee palveluun kertoa ne ansaitut lomaoikeudet, jotka ovat kertyneet tai käyttämättä ennen vuosilomalaskennan käyttöönottohetkeä.
- henkilön edellisen lomavuoden käyttämätön lomaoikeus tulee asettaa päättyneen lomavuoden maaliskuulle. Tällöin henkilöllä on oikea määrä kertynyttä lomaa 31. maaliskuuta, jota käytetään kuluvan lomavuoden lomaoikeutena.
- vuosiloman ansainnan säännöt tulee aktivoida 1.4 alkaen voimassaolotoimintoa käyttäen.
- huom: vuosilomaraportti 'vuosiloma, ansaitut päivät' ei voi näyttää oikeaa vuosiloman kertymistä edelliseltä vuodelta, jolloin laskenta ei ollut vielä käytössä. Tätä raporttia voi käyttää vain sille ajanjaksolle, jolloin vuosiloman ansainnan laskenta on ollut käytössä.
Vuosiloman kirjauksen esimerkit ovat nähtävissä täältä.
Vuosiloman ansainnan asetukset on kuvattu tarkemmin täällä.
Vuosilomasaldon manuaaliset muutokset
Vuosilomasaldoa voidaan asettaa, muuttaa tai lukita käyttäjäkohtaisesti. Toiminnot tehdään henkilön kalenterinäkymässä kohdassa Työaika > Työtunnit > Tapahtumat kalenterissa. Vain henkilö, jolle on annettu oikeus Vuosiloman hallinnoimiseen voi tehdä manuaalisia muutoksia vuosilomiin. Jotta toiminnot voidaan suorittaa, tulee tapahtumatyypit "Vuosiloman ansainnan asetus", "Vuosiloman ansaintamuutos", ja "Vuosilomasaldon lukitus" olla aktivoituna käyttöön Työyhteisö- (tai halutulla asetusryhmä-) tasolla. Kaikki hallinnolliset tapahtumat, kuten vuosiloma-ansainnan muutos tai asetus, näkyvät kalenterissa pinkillä värillä.
Vuosiloman ansainnan asetus
Tällä asetuksella voidaan asettaa työntekijän vuosilomasaldolle uusi arvo. Arvon asetus tehdään silloin, kun palvelu otetaan käyttöön, jotta sen hetkinen vuosilomasaldo saadaan ajan tasalle.
Vuosilomasaldo asetetaan henkilön Tapahtumat kalenterissa -näkymässä klikkaamalla päivämäärää, jolle asetus halutaan tehdä. Tapahtumatyypiksi valitaan 'Vuosiloman ansainnan asetus'. Asetus tulee kyseiselle kuukaudelle ja näkyy oletuksena kalenterissa valitun kuun ensimmäisenä päivänä. Muutos vaikuttaa seuraavan vuosilomajakson ansaittuun vuosilomaan. Kokonaiset päivät merkataan kappaleina ja puolikkaat päivät 12:na tuntina. Päivät voidaan asettaa joko + eli positiiviseen arvoon, tai - eli negatiiviseen arvoon tilanteessa, jossa lomia on käytetty enemmän kuin ansaittu.
Vuosiloman ansaintamuutos
Tällä asetuksella voidaan muuttaa työntekijän sen hetkistä ansaittua vuosilomasaldoa esimerkiksi työntekijän vaihtaessa lomarahoja vuosilomapäiviin. Muutos tehdään sille lomakaudelle, jona päivät on ansaittu, jotta vuosilomapäivät ovat käytettävissä oikeana lomavuonna. Muutos näkyy sinä päivänä, johon se on tehty.
Vuosilomasaldon muutos tehdään henkilön Tapahtumat kalenterissa -näkymässä klikkaamalla päivämäärää, jolle asetus halutaan tehdä. Tapahtumatyypiksi valitaan 'Vuosiloman ansaintamuutos'. Muutos voi olla joko negatiivinen (kertymästä vähennetään päiviä) tai positiivinen (kertymään lisätään päiviä).
Vuosilomasaldon lukitseminen
Tällä asetuksella voidaan lukita työntekijän vuosilomasaldo, jonka jälkeen vuosilomasaldoa ei voi enää muuttaa. Vuosilomasaldon lukitseminen tehdään henkilön Tapahtumat kalenterissa -näkymässä klikkaamalla päivämäärää, jolle asetus halutaan tehdä. Tapahtumatyypiksi valitaan 'Vuosilomasaldon lukitus'. Tapahtumalle annetaan aloitus- ja lopetuspäivät, joiden väli lukkiintuu, eikä tällä aikavälillä voi enää tehdä muutoksia vuosilomaan. Myöskään kyseiselle aikavälille merkityt vuosilomapäivät eivät tällöin vähene vuosilomasaldosta, eivätkä näin ollen täytä päivän työvelvoitetta.
Vuosilomasaldojen vienti usealle henkilölle kerralla
Vuosilomasaldot voidaan päivittää henkilöille myös täyttämällä tiedot yhteen tiedostoon ja ajamalla se kerralla sisään. Näin toimitaan esimerkiksi silloin, kun palvelu otetaan ensimmäisen kerran käyttöön ja edellisenä lomavuonna ansaitut lomat tulee päivittää koko henkilöstöllle samanaikaisesti. Jos vuosilomia päivitetään kahdelle eri lomavuodelle, tuodaan edellisen lomavuoden saldot vuosilomasaldon asetuksella, ja kuluvan vuosilomasaldon muutokset vuosilomasaldon muutoksella. Tiedot tuodaan tapahtumien tuonnilla.