Asetusryhmiin liittyviä toimintoja hallinnoidaan Työaika-osiossa kohdasta Hallinta -> Asetusryhmät.
Asetusryhmien asetuksia voidaan tarkastella valitsemalla Toiminto-valikosta Asetusryhmän asetukset ja valitsemalla Asetusryhmä-valikosta asetusryhmä, jonka asetuksia halutaan hallinnoida. Asetusryhmien asetukset on jaoteltu isompiin kokonaisuuksiin omien otsikoidensa alle, joita klikkaamalla kyseiseen osa-alueeseen liittyviä asetuksia pääsee tarkastelemaan ja muokkaamaan.
Asetusten periytymisen periaatteet
Neptonin toimintaperiaatteen mukaan asetuksia voidaan määrittää periytyvän puurakenteen mukaisesti. Perimisjärjestys on seuraava:
Ylin taso: Työyhteisön asetukset. Tälle tasolle tehdään yleisesti vain sellaisia asetuksia, jotka ovat käytössä koko organisaation laajuudella.
Toiseksi ylin taso: yliasetusryhmät (asetusryhmät, joiden yläpuolella ei ole yhtään asetusryhmää, josta asetuksia voisi periytyä, ainoastaan Työyhteisötaso)
Kolmas taso: aliasetusryhmät (asetusryhmät, jotka ovat joko suoraan yliasetusryhmän tai muiden aliasetusryhmien alla.) Aliasetusryhmiä voi olla samassa ketjussa useampia peräkkäin.
Viimeinen taso: henkilön asetukset. Tälle tasolle tehdyt määritykset ovat kaikista vahvimpia. Jos henkilötasolle on tehty poikkeava määritys asetusryhmä- tai työyhteisötason määrityksiin nähden, on henkilötasolle tehty asetus voimassa. Henkilötasolle tehtyjen määritysten hallinnointi on hankalaa, joten suosittelemme välttämään tälle tasolle tehtyjä määrityksiä. Lisää tietoa henkilöasetuksista löydät täältä.
Asetusryhmän asetukset - eri valikot ja vaihtoehdot
Alla olevasta kuvakaappauksesta näet eri vaihtoehdot, jotka on mahdollista tarkastella ja muuttaa asetusryhmän asetukset-valikossa. Osa valikoista liittyy kattavampiin palvelutasoihin (Nepton Työajanseuranta Pro tai Complete).
Aika, kieli ja alue
Tämän otsikon alta pääset määrittämään palvelun käyttökielen sekä aikavyöhykkeen. Tutustu aiheeseen tarkemmin erillisessä artikkelissa täällä.
Työaikapääte & nykytilanne
Työaikapääte & Nykytilanne -otsikon alta löydät erilaisia työaikapäätteeseen ja nykytila-näkymään liittyviä määrityksiä. Tarkemman kuvauksen niistä löydät täältä.
Työtunnit
Työtunnit-kohdasta määritellään työajan tulkinnan asetukset.
Näytön asetukset -asetuksista voidaan määrittää millä päivällä tehdyt työtapahtumat näytetään, jos tapahtuma kestää vuorokauden yli. Täällä voidaan määritellän myös oletustyöntekoajat, joita palvelu ehdottaa, kun tehdään uutta työtapahtumaa kuukausinäkymästä. Lisätietoja Näytön asetuksista täältä.
Tapahtumatyypit -kohdasta voidaan valita, mitkä tapahtumatyypit ovat näkyvissä tapahtumaa kirjatessa kalenterin tapahtumanäkymässä, työaikapäätteellä sekä mobiilikirjausta tehdessä. Täällä voidaan myös luoda uusia kustomoituja tapahtumatyyppejä (Huom! Uusien tapahtumatyyppien luominen mahdollista vain Työyhteisötasolla) sekä määritellä eri käyttäytymistapoja eri tapahtumatyypeille.
Täällä voidaan määrittää myös mitkä tiedot näkyvät tuntikirjauksessa (päivän/viikon Työaika sisältäen poissaolot) sekä mikä on oletettu tapahtumatyyppi uutta kirjausta tehdessä ja/tai tyhjinä päivinä. Tässä valikossa määritellään myös sairausloma-tapahtumatyypin oletukset (korvaustyypin oletus, kerryttää lomapäiviä, oletus ja lääkärintodistuksen oletus).
Kommentti pakollinen -asetuksella voidaan määrittää, että tapahtumatyyppiä kirjatessa täytyy lisätä kirjaukseen myös kommentti.
Poissaolotyypit-valikosta voidaan valita, mitkä poissaolotyypit ovat näkyvissä poissaolotapahtumaa kirjatessa, mikä on ko. poissaolotyypin korvaustavan oletus, ja kerryttääkö kyseinen poissaolotyyppi vuosilomapäiviä.
Pika-aloitustapahtumat -kohdassa on mahdollistaa määrittää joko osittain tai valmiiksi esitäytettyjä tapahtumia henkilöstölle käytettäväksi leimausten nopeuttamiseksi. Tutustu pika-aloitustapahtumiin täällä.
Tapahtumien lukitseminen ja hyväksyntä -kohdasta määritellään asetukset koskien tapahtumien lukitsemista ja hyväksyntää.
Työpäivän pituus määrittää työpäivän oletuskeston. Työvelvoitteen täytyttyä työaika kohdistetaan yleensä kertymiin, lisätöihin tai ylitöihin. Lisätietoja työpäivän pituuden määrittämisestä löydät täältä.
Sallitut työajat määrittävät kellonajat, joiden ulkopuolella tehtyä työtä ei tulkita työajaksi. Sallittujen työaikojen asetuksiin on mahdollista asettaa kaksi eri arvoa. Tämä on tarpeellista esim. silloin, kun tehdään töitä vuorokauden vaihtuessa. Lisätietoja sallitujen työaikojen määrittämisestä löydät täältä.
Oletetut työajat voidaan ottaa käyttöön, jos ylityötä halutaan muodostuvan ennen omaa työvuoroa tai oletettua työaikaa. Lisätietoja oletettujen työaikojen määrittelystä löydät täältä.
Pyöristys toiminnolla voidaan pyöristää maksettava työaika halutun minuuttiarvon mukaan viiden minuutin tarkkuudella. Pyöristys voidaan asettaa ylös tai alaspäin. Lisää tietoa pyöristyksistä täällä.
Ruokatauko -otsikosta voidaan määrittää ruokatauon oletuskesto. Ruokatauolle voidaan asettaa myös minimiarvo, johon lyhyemmän ruokatauon leimaukset pidennetään. Lisäksi voidaan määrittää työvuoron minimipituus, jolloin ruokatunti otetaan työtuntien laskennassa huomioon. Automaattista ruokatauon vähennystä voidaan käyttää samaan aikaan kuin manuaalista ruokatauon leimaamista. Ruokatauolle voidaan asettaa myös oletusajankohta, jolloin ruokatauko vähennetään. Lisätietoja ruokataukoon liittyvien määritysten tekemisestä löydät täältä.
Kirjaukset, joissa tunnit ansaitaan normaalin työn jälkeen
- Laske kirjauksien tunnit työvuorojen mukaan. Mikäli asetus on 'kyllä' niin tietyt tapahtumatyypit korvataan suunnitellun vuoron keston mukaisena riippumatta, siitä vaikka tapahtuman kirjaus olisi vuoroa pidempi. Tällä tavalla käyttäyttyviä tapahtumatyyppejä ovat sairauslomat, poissaolot ja matka-aika. Mikäli asetus on 'Ei' niin nämä tapahtumatyypit korvataan työpäivän ja työviikon keston mukaisena.
TES-asetuksiin määritellään käytössä olevaan työehtosopimukseen perustuvat laskentasääntöjen asetukset. Näitä asetuksia on runsaasti ja niiden erilaisilla yhdistelmillä saadaan aikaan erilisia laskentoja.
- Jaa suunnittelematon yön yli kestävä työ erillisiin työvuoroihin. Mikäli asetusta ei ole määritetty niin työjaksot lasketaan yhdeksi jatkuvaksi työksi. Esimerkiksi 16 tuntia kestävä työjakso ajalle 18:00 -> 10:00 jaetaan säännölliseen työaikaan sekä säännöllisen työajan ylittävään osuuteen. Tällaisesta päivästä voisi muodostua esimerkiksi 8h säännöllistä työaikaa ja 8h ylityötä. Osassa TESejä on linjattu työpäivän olevan työvuorokausi. Tällöin asetuksen voi laittaa päälle, jolloin työaikaa käsitellään erillisinä kummallekin niistä työvuorokausista, joille tapahtuma ajoittuu. Mikäli asetus on päällä niin työjaksoa 18:00 - 24:00 lasketaan erillisenä työjaksosta 00:00 - 10:00. Tällöin ensimmäiseltä jaksolta muodostuisi 6h säännöllistä työaikaa ja jälkimmäiseltä jaksolta 8h säännöllistä työaikaa + 2h ylityötä.
- Oletuskertymästä lainatut tunnit lasketaan viikkovelvoitteiseen työaikaan. Asetus ohjaa laskentaa siinä, huomioidaanko oletuskertymästä (eli esimerkiksi saldosta) lainatut tunnit täydentämään henkilön viikkotyöaikaa vai ei. Liukuvassa työajassa asetuksen tulee olla päällä, jotta osa-aikaisten saldolaskenta muodostaa oikean lopputuloksen.
Tasoittumisjakso-otsikon alta voidaan määrittää tasoittumisjakson määritykset, onko tasoittusmisjakso käytössä ja miten sen aikana tehdyt ylityöt ja kertymät käsitellään. Lisätietoja tasoittumisjakson laskennan käyttöönottamiseksi on artikkelissa Tasoittumisjakson käyttöönotto ja määritykset
Kertymät ja ylityötunnit -kohdasta määritellään laskentasäännöt esimerkiksi saldo-, pankki-, ja ylityötuntien laskentaan. Kertymä käytössä -kohdassa voidaan valita, otetaanko jokin seuraavista kertymistä käyttöön:
- Saldo
- Pankki
- Vuosivapaa
- Jousto
- Ylityö
- Työajan lyhennysvapaa
- Myös kustomoituna lisätyt kertymät näkyvät tässä listauksessa. Tutustu uusien kertymien käyttöönottoon täällä.
Salli tunti tunnista ylityön ansainta sairauslomasta -kohdassa voidaan määritellä, että sairausloma-tapahtumatyypistä voidaan ansaita tunti tunnista ylityön kertymää. Oletuksena sairausloma-tapahtumatyypistä ei ansaita ylitöitä.
- Ylityön perusosa oletuksena uutta web-kirjausta tehtäessä ja Ylityön korotusosa oletuksena uutta web-kirjausta tehtäessä -asetuksilla voidaan määritellä web-kirjauksen oletusasetus ylityön osien korvaamisesta ja niiden ohjaamisesta joko saldoon, pankkiin tai palkkaan.
- Ylityön perusosa oletuksena uutta työaikapäätekirjausta tehtäessä ja Ylityön korotusosa oletuksena uutta työaikapäätekirjausta tehtäessä -asetuksilla voidaan määritellä työaikapäätteellä tehdyn kirjauksen oletusasetus ylityön osien korvaamisesta ja niiden ohjaamisesta joko saldoon tai palkkaan.
- Ylitöiden pyöristystapa kohdasta voidaan halutessa asettaa ylitöille pyöristykset. Valittavia pyöristystapoja ovat Alas, Normaali ja Ylös.
- Ylitöiden pyöristys - kohdasta voidaan valita, mihin lähimpään minuuttiarvoon ylityöt pyöristetään riippuen siitä, mikä on valittu ylitöiden pyöristystavaksi.
- Pyöristä ainoastaan, jos jakojäännös yli antaa raja-arvon ylitöiden pyöristämiselle.
- Siirrä jakojäännös saldoon -kohdassa voidaan valita, siirretäänkö jakojäännös saldoon. Jakojäännös siirretään vain, jos ylityötunnit pyöristetään alaspäin.
- Näkyvissä olevat ylityöasetukset tapahtuman luonnissa Asetuksilla määritetään, mitä työvuoron ylittävän työn korvausvaihtoehtoja voidaan määrittää työtapahtumakohtaisesti. Eri vaihtoehdot ovat valittavissa tapahtuman luonnissa ja muokkauksessa (Ylityö-otsikon alla).
- Älä lainaa saldosta, jos työvelvoite on käsinasetettu määrittää, että saldokertymästä ei lainata, jos työpäivän pituus on määritelty poikkeusasetuksella. Jos asetetaan Kyllä, ei saldosta lainatan mitään, mikäli päivällä on työpäivän pituuden poikkeusasetus.
- Poikkeavan saldokertymän voi asettaa määrittää missä näkymässä poikkeavan saldokertymän voi asettaa. Esimerkiksi kuukausinäkymässä tai Nykytila-sivulla.
- Saldo saa tippua arvoon päivän alussa/saldo saa tippua arvoon päivän lopussa ja Saldo saa nousta arvoon päivän alussa/saldo saa nousta arvoon päivän lopussa määrittävät saldokertymän enimmäis- ja vähimmäisrajat. Kun raja tulee täyteen, ansaittuja / vähennettäviä saldomuutoksia ei enää huomioida.
- Suurin sallittu ansaitun saldon määrä päivässä määrittää päivittäisen saldokertymän enimmäis- ja vähimmäisrajan. Kun raja tulee täyteen, saldomuutoksia ei enää huomioida.
- Noudata asetusta päivinä joilla ei ole työpäivän pituutta määrittää noudatetaanko suurimman sallitun ansaitun saldon määrän asetusta myös niinä päiviä, joilloin päivän pituutta ei ole määritelty.
- Saldojen pyöristystapa -kohdasta voidaan halutessa asettaa saldoille pyöristykset. Valittavia pyöristystapoja ovat Alas, Normaali ja Ylös.
- Saldojen pyöristys -kohdasta voidaan valita, mihin lähimpään minuuttiarvoon saldo pyöristetään riippuen siitä, mikä on valittu saldojen pyöristystavaksi.
- Pyöristä ainoastaan, jos jakojäännös yli antaa raja-arvon saldojen pyöristämiselle.
Työkorotukset -kohdasta voidaan asettaa aikaan sidonnaiset työkorotukset kuten iltalisä, yölisä, sunnuntailisä tai suurjuhlapyhäkorvaus. Korotukselle tulee ensin antaa nimi ja tämän jälkeen määrittää missä tilanteissa sitä ansaitaan. Tämän jälkeen korotukselle annetaan voimassaoloajat. Esimerkiksi sunnuntailisälle voimassaoloaika voisi olla sunnuntaina klo 00-24, eli ansaitaan koko päivältä. Tutustu työkorotuksiin tarkemmin tässä artikkelissa.
Viikkolepo -asetuksissa määritellään ehdot viikkolepokorvauksen muodostumiseen. Tutustu eri vaihtoehtoihin ja esimerkkeihin viikkolevon artikkelissa täällä.
Vuosiloma-asetuksista määritetään säännöt vuosiloman ansaintaan ja käyttöön. Lisää vuosilomasta täällä.
Poikkeukselliset kirjaukset Näistä asetuksista voidaan määrittää tilanteet, joissa kalenterinäkymään muodostuu varoituskolmio. Varoituskolmioiden tarkoitus on helpottaa esihenkilöiden tai henkilöstöhallinnon työtä henkilöstön tuntien tarkastamisessa. Tapahtumat, joissa on varoituskolmio tulevat näkyviin myös Poikkeukselliset kirjaukset -raportille (Työaika - Työtunnit - Raportit - Raportoi: Poikkeukselliset kirjaukset). Poikkeukselliset kirjausten asetuksiin voit tutustua täällä. Poikkeukselliset kirjaukset -raporttia varten ohjeistus löytyy puolestaan täältä.
Juhlapyhät -asetuksista määritetään asetusryhmälle voimassaolevat juhlapyhät ja niiden vaikutukset työajan laskentaan. Lisää tietoa juhlapyhien määritysten tekemisestä täältä.
Varallaolo -otsikon alla voi määrittää ne tapahtumatyypit, jotka vähennetään varallaoloajasta. Tutustu varallaolon kirjaamiseen ja määrittämiseen täällä.
Aloitus- ja lopetustyö -valikossa voidaan tehdä määritykset, korvataanko henkilöstölle ennen työvuoroa tai työvuoron jälkeen tehtyä työtä. Tutustu kattavaan ohjeeseen täällä.
Vuorot
Tämä osio on näkyvissä, jos yhteisönne käyttää Neptonin Vuorosuunnitteluominaisuutta (lisämaksullinen palvelu). Vuorot -otsikon alta löytyvistä asetuksista pääsee muuttamaan vuorosuunnittelusta tulevien vuorojen käyttäytymistä työpäivän pituuden, sallitun työn aloitus- ja lopetusajan poikkeuksia.
Projektit
Projektit-otsikon alta voidaan määrittää projekteihin liittyviä asetuksia. Määriteltävissä olevat määritykset on kuvattu tässä artikkelissa. Huomioithan, että projektikohdennus on mahdollista ainoastaan Neptonin Pro- ja Complete-palvelutasolla. Lisää projekteista omana artikkelikokonaisuutenaan täällä.
Liittymät
Liittymät -otsikon alta määritellään asetukset liittymissä siirrettävälle datalle, esimerkiksi palkkalajikoodit eri työlajeille. Huomioithan, että liittymän asetukset tehdään Työyhteisötasolla. Alla oleva listaus kattaa palvelusta vakiomuotoisena löytyvät liittymät. Myös erilaisia mukautettuja vientejä muihin järjestelmiin on mahdollista tehdä. Liittymistä kertova artikkelikokonaisuus löytyy täältä.